職場規則

  浪費時間會徒增壓力和怨氣

  工作中的數位化轉型，或許是造成現代時間匱乏的最主要因素。從整體來看，這種轉型將使得就職的不穩定性成為新常態。為了應對這些轉變所帶來的影響，許多員工為提升技能而付出了巨大的代價，使得債務不斷增加。這筆債務再加上對於在動盪市場中失去工作的恐懼，使我們對賺錢的專注達到了前所未有的程度，甚至不惜用時間作為代價。為數位化職場提供條件的工具，同時也將我們所擁有的時間撕成了零星的碎屑，每一小片都有可能將我們拉回工作中，讓我們遠離那些豐富時間的活動。工作在我們心中占據的地位，從未像現在一樣顯著。

  本書首發𝐛𝐚𝐧𝐱𝐢𝐚𝐛𝐚.𝐜𝐨𝐦,提供給你無錯章節，無亂序章節的閱讀體驗

  然而，工作有時也是浪費我們時間的「好手」。哈佛商學院教授特蕾莎·阿馬比爾（Teresa Amabile）和德克薩斯州大學奧斯汀分校教授安德魯·布羅茨基（Andrew Brodsky）針對29種職業的1000多名雇員進行了研究，其中包括律師、經理和士兵。其中，超過78%的人表示所在的公司讓他們在會議和項目的間隙無所事事，對他們的時間造成了「系統性的浪費」。將這些浪費的時間轉換成工資，每年在低效時間上損失的金額，超過了1000億美元。[226]

  同時，職場推行的煩冗管理也造成了時間的匱乏。醫生們每周花在開帳單和做記錄上的時間達到了8.7個小時（每年約18天）；在過去的十年裡，這個數字翻了一倍。[227]商務人士平均每周待在會議中的時間為23個小時（一年約50天），而在20世紀60年代，這個數字則是每周10個小時。[228]被認為可以完全自由掌握自己日程安排的執行長們則表示，有57%的工作時間被「浪費」在了對公司使命「毫無意義」的活動上。[229]對此有同感的，並不只是高收入的職場人士。在一項針對700多名普通收入員工（年收入約5萬美元）的調查中，99.9%的人表示，他們經常被要求完成浪費時間的次要任務，比如不必要的電話、電子郵件和文案工作。[230]

  浪費時間也會帶來壓力。一位名叫科里的員工，對我講述了他最新得出的關於工作的陰謀論：他認為他的老闆每周開會的唯一目的，就是製造不需要做的工作。在一次會議上，他的同事希瑟沮喪得緊握雙拳，直到指甲將手掌摳出血為止。為了不因最新收到的一項荒唐任務而嘶吼，她竟然不惜自殘，因為，她竟要針對已經廢除的職場規則寫一份（很可能）沒人會讀的50頁報告。

  在繁重單調的工作中被迫艱難跋涉時，我們會想到那些本可以去做的工作，使得我們對於時間的壓力愈演愈烈。對機會成本的憐惜會讓我們產生銘心刻骨的痛楚。[231]我們手上的煩瑣事務，正在將我們與工作的意義（比如給病人看病、幫助消費者解決問題）阻隔開來。我們會想：我的時間本可以有更好的用途，為什麼要浪費在浪費生命的事務上呢？

  在這裡，我要給領導者們的建議是顯而易見的：不要給員工布置浪費時間的任務。不如更進一步，找出那些浪費時間的因素，並制訂有助於時間富裕的替代方案。將大家都認為沒有意義的周例會調整成強制性的「外出散步」活動。鼓勵大家將空閒時間用作社交。一位名叫錢德勒·邁爾斯（Chandler Myers）的退伍軍人曾向我講述：「與同事一起吃頓午餐，這樣簡單的事情有著非凡的意義。當我的同事開始推行這種做法時，我和團隊的士氣都隨之振奮了起來。一切任務都變得更易處理，因為我們知道，總有短暫的社交調劑在等著我們。」

  財務激勵會加劇以金錢為中心的思想

  人力資源政策在影響員工對待時間的態度上扮演著舉足輕重的角色。財務激勵是提高績效的一項基礎戰略，而且從一定程度而言的確有效。但我們現在知道，財務激勵帶來的成本或許會超過生產力增加所帶來的收益。

  我和同事對一個大型資料庫進行了分析，發現績效獎勵機制或許擁有改變員工利用時間方式的威力。[232]根據績效獲得薪酬的員工，每天與朋友和家人社交的時間會減少2%。相比之下，他們花在與客戶和同事社交上的時間則增加了3%。無論工作時長多少和所處行業是什麼，這些差異都是存在的。雖然這些差異看似微不足道，但積累起來卻不容忽視。這就相當於每天花在能帶來快樂的私人社交上的時間減少了30分鐘，而在與同事、客戶和其他不能增加我們快樂的社交上所花的時間則多出了45分鐘。不難算出：這意味著每年與朋友和家人在一起的時間減少了120小時（5天），與客戶和同事在一起的時間增加了8天。

  這種影響對非按時計薪的員工尤其有害。[233]小時工更容易認為時間等同於金錢，更關注浪費時間、節省時間以及怎樣利用時間才能「有利可圖」。[234]一位律師曾經告訴我：「按小時計費會造成一種和時間的對抗關係。我常覺得，如果在工作之外花費了一個小時的時間，我就得在事後把那一個小時補償回來。因此，為了不讓自己出現欠了『時間債』的感覺，我會常常將休閒時間乾脆放棄。」

  私人教練約翰向我解釋了這種「時間等於金錢」的心態為何能成為一種巨大的激勵因素——即便在他熱愛的事業中也仍然如此。「我曾經供職的一家公司讓我認識到，要把每個走進大門的人都看作一個數字。我的老闆會說：『約翰，這個問題很簡單。走進來的客人越多，來的次數越頻繁，我們賺的錢也越多。』」但是，約翰很反感將（為了實現健身目標來找他幫忙的）人視為金錢符號。「這種『人等於金錢』的心態讓我深感焦慮。我不想表現出一副窮追猛打的樣子。結果，我在客戶面前變得沉默寡言。我擔心他們會把我看成一個貪財的教練，而不是真正把他們的成果放在心上的人。」

  約翰在6個月後辭職，轉而到了一家沒有佣金制度的較小的健身房工作。諷刺的是，他的銷售業績卻增長了300%。「既然不必再挖空心思地考慮如何從每一個走進來的客戶身上儘可能地多榨錢，我便可以把更多的注意力花在最擅長的事情上，也就是通過力量訓練為客戶賦能。」鼓勵員工將精力專注於社會關係的培養上，這不但能減少他們的壓力，也有可能讓銷售額隨之提高。

  將注意力從營業額和薪金上移開，這個簡單的轉變很可能會大幅推動公司人力資源部門的工作計劃。在讓人們過度關注金錢方面，社會已經「成果顯著」。員工們已不需要增添任何讓他們將時間視為金錢的理由。想要推動時間財富的積累，不再讓員工加班加點，便是有效的第一步。

  除此之外，還有許多其他的策略可供人力資源領導者採取。

  用帶薪休假獎勵員工

  在職場中，我們可以通過用時間獎勵員工的方式來幫助他們發掘時間。在美國的私營部門領域，有四分之一的員工無法享受帶薪假期。[235]然而我們明白，那些被賦予（並接受）所有帶薪和無薪假期的員工，要比沒有享受假期的員工更敬業、更有創意、更高效。[236]這些人能從工作中獲得更多的意義和滿足感。[237]絕大多數員工都在休假之後表示，他們覺得疲勞度降低而活力增加，且更容易細品日常生活中的體驗。[238]即便是短暫休假所帶來的益處，也能持續長達兩周的時間。[239]

  一段長假不如多段短假有益，因此，人力資源部門應該推動員工休短假，並用短期離開工作崗位的機會作為獎勵。[240]在一項針對14.8萬名員工的調查中，只有那些經常休假的人才能從中獲益。[241]這是因為，我們在度假後的愉悅感在兩周後便會消失殆盡，我們又重新陷入計劃過滿、工作超載而筋疲力盡的狀態。[242]

  除了提供休假時間，公司還應通過一些必要手段來強制員工休假。有假不休是一個極具美國特色的禍患：在一項調查中，沒有休完所有帶薪假期的員工竟然達到了75%。[243]全美國員工沒有利用的假期，竟達到了每年7億天——這168億個小時的時間本應用在豐富的活動上，而不是全部傾注於工作之中。[244]這是多少未經利用的幸福啊。另外，不休假也會使經濟放緩。研究人員估計，未使用的假期每年會造成2550億美元的經濟損失。為了更好地表明這一數據的體量，據諮詢人員估計，2019年，美國境內用於購買所有汽車的成本總計為4620億美元。[245]

  而且即便休假，員工們也覺得有義務把一些時間花在工作上。絕大多數美國員工都覺得有義務在假期工作。[246]在假期工作會增加壓力，製造時間碎片，還會迫使員工在不同環境和思維之間來回跳躍。

  僱主們，你們可以告訴那些不願休假的員工：「假設你的老闆某天早上在你的辦公桌上放了一大沓錢，你肯定不會熟視無睹。但是，如果不把你所有的帶薪假期休完，你就等於放棄了一份價值幾千美元的時間厚禮。」

  或者，你也可以強迫員工休假。在一個極端的例子中，航空營銷諮詢服務公司SimpliFlying [1]的執行長沙申克·尼堅（Shashank Nigam）就強迫他的員工每過七周便休一周的帶薪假。另外，他也會強迫員工與工作「斷聯」。如果員工查看了工作郵件或是其他任何與工作相關的交流平台，沙申克·尼堅就會扣發他們的工資。在強制休假上，這家公司可不是開玩笑的。那麼，這家公司又獲得了什麼樣的收效呢？

  假期過後，員工的創造力提高了33%，幸福感提高了25%，生產力提高了13%。在這個小實驗之後，這家公司對原先的計劃做了一些修改。現在，這些強制性假期每八周一次，且從事同一項目的員工不能將休假時間安排在前後腳。除了這些小的修改外，公司仍在貫徹這一政策。[247]事實證明，當員工得到充分休息時，公司不會受到負面影響，反而會越發興旺。

  另外，假期也可以抵消心理健康問題。在一項針對3380名在職成年人進行的抽樣調查中，如果多休10天帶薪假期，那麼人們患抑鬱症的概率將平均下降29%，有子女的女性患抑鬱症的概率則能下降38%。[248]

  用時間作獎勵

  用小塊的時間獎勵來代替小額的績效獎勵，也能幫助人力資源部門解決時間匱乏的問題。利用跑腿兔和優步等服務平台為員工提供空閒時間，而不是偶爾發放200美元的現金卡，這便是一種能夠增加員工時間的積極改變。

  當然，前提是員工們必須使用這些服務！就像對待假期一樣，員工們也會忘記兌現這些節省時間的票券。來自207家公司（共有20萬名員工）的數據顯示，提供可兌現省時獎勵的公司只有不到80家。在這些公司中，只有3.2%的員工選擇了兌換省時獎勵，而67%的員工則將獎勵積分兌換成了書籍等實物。[249]我認為這是因為，員工們往往會將這些獎勵視為一種奢侈，尤其是與那些能用現金或信用禮品卡購買到的實物相比。

  想要解決這種不願選擇省時服務的行為，方法之一就是只為員工提供有利於省時的選項。史丹福大學的研究人員進行了一項試點試驗，給醫生們提供省時服務的積分。實驗人員將代金券發放給那些盡心完成並非總能得到正式認可任務的醫生，比如為同事提供支持、自願提出為別人的學科代課或是為學生提供輔導。[250]

  一位醫生表示：「如果我自願提出為別人的課程代課，我就能得到積分，以此訂購食品、雜貨，因為我沒有時間去商店。你也可以用這些積分僱人幫你寫撥款申請書，或是在你講課時幫你準備課件。這些積分券真的幫我尋回了時間。」一位醫生用這些積分僱人幫剛生過孩子的妻子料理雜物。另一位醫生將一部分積分捐給了一位在她不在辦公室時幫忙「收拾爛攤子」的同事。[251]那些在非自願情況下得到這些積分的醫生表示，他們的工作與生活更加平衡，且辭職的意願也有所降低。

  另一種鼓勵員工兌現省時積分券的方法，是為基於時間的獎勵賦予一個現金價值。[252]為了推動員工接受帶薪假期或省時獎勵，公司可以迎合員工們金錢至上的心態，將省時與金錢掛鉤。一位矽谷的人力資源總監向我建議：「為了更好地鼓勵人們申請薪水較低但假期較多的工作，我們應該讓他們看到整體的薪酬組合，而不只是工資，我們應該為醫療保險、兒童保育、公共運輸補貼、假期以及病假賦予價值，將這一切合計在一起。這樣，員工們就知道自己的真實工資是多少了。」

  為了測試對非金錢獎勵賦予金錢價值是否會增加員工的興趣，我和同事們對3000多名美國人進行了八項研究。我們要求這些應徵員工在兩份幾乎相同的工作中進行選擇。

  10萬美元加兩周假期

  9萬美元加三周假期

  四分之三的人選擇了薪酬更高的工作。但是，我們也可以將注意力放在假期的薪酬價值上，通過另外一種方式來看待這個選擇。

  10萬美元加兩周假期（薪酬價值為3836美元）

  9萬美元加三周假期（薪酬價值為5192美元）

  在第二種情況下，選擇高薪工作的員工的數量下降到了總體人數的50%。我們發現，當帶薪假期（如醫療保健）以外的福利被單獨列出並賦予一個數字價值時，也會出現類似的效果（注意：這似乎並不適用於較低收入的入門級崗位，因為在這些崗位上的員工對錢要敏感得多）。

  如此看來，將時間作為金錢一樣營銷是一種重要的人才招聘策略：求職者們表示，他們覺得這樣做的僱主不僅真心關心員工，也更加關注工作與生活的平衡。而公司也可以享受到一個額外的好處：增加多樣性。在女性的眼中，與其他工作相比，責任重大的工作雖然並不難獲得，但卻不怎麼有吸引力。[253]這種零成本的簡單幹預措施，可以為公司塑造支持家庭生活、賦權員工享受所有帶薪假期或公司頒發的所有省時獎勵的形象，從而將更多女性吸引到申請池中。

  這本書並不有意凸顯性別差異，部分原因在於，我發現無論是男性還是女性，都可以通過將時間放在金錢之上而獲益。然而，我們的這些研究表明，女性或許更容易從關乎時間的人力資源措施中獲益，在大部分育兒工作仍由女性承擔的情況下尤為如此。

  允許員工延長時限

  有些員工對於休假敬而遠之，同樣地，對於工作中爭取更多時間的問題，他們也是三緘其口，擔心這麼做會讓自己看起來缺乏能力或幹勁兒。在針對職員和經理進行的十項研究中，我和同事們發現，那些覺得時間不夠用的員工會避免要求延長截止日期——即便在日期可調的情況下也是如此。他們寧願交出不理想的成果，也不願意多要求幾天的時間去打磨必須完成的任務。[254]

  毋庸贅言，不願請求延期的做法也會對員工的表現造成負面影響。在一項實驗中，我們讓商學院的學生們完成一篇論文，並給他們開出靈活的交稿日期；如果學生需要更多的時間，他們可以給導師發郵件要求延期，且不會受到處罰。結果，那些要求延期的學生提交的論文質量更高，從導師那裡得到的分數也更高，而且，這位導師其實並未意識到有哪些人獲得了延期批准。

  女性和級別較低的員工尤其不容易要求延長時間，因為他們擔心這樣的請求會給別人留下負面的印象。有數據顯示，女性和級別較低的員工容易對自己的職位缺乏安全感，也會更加注重別人對自己的看法，這一數據與上文中的傾向相符。

  想要對抗這種不願張口的情況，關鍵就在於將這種行為正常化。概括來說，請務必傳達這樣一個理念：為了儘量平衡工作與生活之間的需求而要求延長時限是可行的。需要有人提醒那些不堪重負、暗自渴望在某個項目上投入更多時間的員工，有無助感的人並非只有他們。人們通常會在私下裡提出後推截止日期的請求（以及休假請求），比如通過電子郵件或一對一的談話。因此，員工們很容易低估了這種請求的普遍程度。另外，他們也低估了其他員工對類似壓力源的難言之隱。

  管理者需要讓自己的員工明白，他們並不孤獨，需要得到額外的時間也是完全正常的。向員工傳達批准延期請求的普遍性或許是一種簡單而有效的方式，可以緩解員工對自己被當作無能和懶惰樣本的擔心。

  截止日期的嚴格程度往往模稜兩可：員工們或許不知道截止日期能否更改。在面對這種含糊的情況時，絕大多數員工都會避免要求延期，以免遇到期限不可改的情況（同樣，女性和較為年輕的員工在這一點上更加優柔寡斷）。在布置任務時，管理者應清楚地說明截止日期是否可調。

  允許員工轉換工作環境

  那些允許員工決定在哪裡與何時完成工作——可以是在另一座城市，也可以是在深夜——的公司，其旗下的員工也會更快樂和更有效率，且辭職的可能性也較低。[255]我的同事普利特維拉·喬杜里（Prithwiraj Choudhury）發現，可以自由選擇辦公地點的員工，要比遵循在家辦公這種較傳統模式的員工效率高出4.4%，後者雖然允許員工隨時處理工作，但也要求他們居住在離辦公地點較近的地方。研究團隊估計，這一生產率的提高將為美國經濟帶來13億美元的平均年增長。[256]

  這項政策也帶來了其他間接的好處：員工們可以利用工資在佛羅里達等生活成本較低的地方生活，由此從中受益。另外，他們也不必在上下班的路上花費那麼多的時間了。參與這項研究的每位員工（共有600人）的駕駛距離平均減少了135千米，廢氣排放量減少了4.4萬噸。由於這些員工能夠更好地控制自己的時間，因此也很可能感到壓力減少和幸福感增加。

  當然，這些員工從事的是適於這種模式的特殊工作。而且，這種策略並非沒有缺點。有的員工不喜歡獨自一人的感覺，懷念辦公環境中的社交元素。研究人員表示，在辦公室中工作一段時間或進行短時「衝刺」[2]，有助於所有員工與上司以及彼此之間打下信任的堅實基礎，而學術休假這種由來已久的學者福利待遇，卻在公司中越來越受歡迎。初期研究表明，學術休假對員工和公司都有好處。

  我想告訴人力資源和職場領導者們，思維轉變已經勢在必行，這種思維雖然可能會讓你們感覺陌生和不適，但卻有著充分的數據支持：通過幫助員工增加自己的時間財富，你們會收穫更優質的人才和更敬業的員工。大量數據顯示，那些休假時間最長（並在需要時要求延期）的員工，也是最快樂和最高效的，這，也是管理人員很容易忽視的一個事實。

  ● ● ●

  關於有助於時間富裕的工作政策，還有最後一點需要提醒：領導力扮演著至關重要的角色。想要引領休假潮流，管理者就必須身體力行。「比起最初定好的期限，我希望花更多的時間和精力來考慮怎麼回應你的提議」，這樣的話，能夠讓管理者幫助員工更敢於提出延長時限的要求。另外，對於在休假時工作或是有假不休等壞習慣，定調的也是管理者們。如果在休假期間發送與工作有關的郵件，你就是在向下屬發出他們也應隨時待命的明確信號。千萬不要這麼做。

  如果在深夜、清晨或是周末給員工發郵件，那就要說明為什麼要在如此不尋常的時間發信，以及是否需要回復。這個準則，是我通過一次教訓學到的。在一次旅行中，我曾經在凌晨3點時給我的研究團隊（無意間）發了一封郵件，讓團隊虛驚一場。一個學生立即給同學發簡訊，想知道我是否需要立即得到答覆。他們為了一封並非緊急的電子郵件而失去了寶貴的睡眠。我本該以身作則。我本該在郵件的開頭加上一句簡短的說明：「我正在旅行途中，請到正常工作時間再閱讀回復。」抑或，最好根本就不要發送。電子郵件的意義就在於其非同步性，無須——也不應該——即時處理。