策略七：識別並對抗純粹緊急效應

  有的時候，我們會在準備面試等這種較為困難又重要的事項上拖延時間，而把時間浪費在回復電子郵件等較為簡單和次要的事項上。[180]

  我們每個人都會遇到這種情況。在工作上遇到繁忙的一周或是碰到重要的截止日期時，我們卻將收件箱的郵件看了個遍。工作越是繁忙、時間越是緊迫，我們就越會產生趕緊把事情做完的緊迫感。不巧的是，在這種情況下，我們全面把控待辦事項重要性的能力也會有所下降。因此，我們會習慣性地思考一項任務是否緊迫，而非是否重要。這種行為被稱為純粹緊急效應。圖3-1清晰總結出了純粹緊急事件的陷阱，以及應對這種情況的方法。

  想要儘量避免純粹緊急效應，第一步就是將你的待辦事項（你可能從第二章起就已經在記錄了）在這個矩陣中標出。尤其留心記錄那些回想起來純屬緊急或並不重要的事項，在日後遇到這些事的時候，儘量選擇規避。

  另外，你或許會發現些許規律。例如，你是否只在截止日期快到了才去完成純粹緊急的任務，以此作為一種逃避方式？你是否會在疲憊的時候才會靠純粹緊急的任務作為逃避呢？又有誰總是拿對自己很緊急但對你卻不重要的事情來麻煩你呢？

  圖3-1 緊急-重要時間判斷

  

  在生活中安排主動時間

  主動時間指的是為重要但不緊急的工作（或休閒）預留的時間，在圖3-1的矩陣中位於左上角。[181]

  一般而言，純粹緊急的情況最容易侵占主動時間。重要緊急的事件往往很快就能被處理；而不重要也不緊急的事情則可以不予理會（關於具體的策略，前面幾章的很多內容都進行過具體討論）。

  在緊急情況發生時（比如加工簡歷、寫一份項目方案或是給母親打電話），我們會將重要事項往後推。時鐘型人會留出一個小時的時間作為主動時間。事件型人則可能計劃在一天中時間較可控時再做重要的事，比如傍晚。

  把你即將處理的一些優先事項標記在圖3-1上。在工作領域，這指的是那些你必須做的事情。在個人生活領域，你的優先事項則更可能是你想做的事。然後，在接下來的幾周里都在日程表中規劃好主動時間，並在這些時間段里安排對應的任務。

  主動時間是應該沒有任何干擾的：這一點至關重要。在交流互動中突然出現的純粹緊急事件，會打斷你正在做的重要事項。因此在主動時間時段，請將一切讓你分心的設備關閉，並在日程表上空出時間，這樣，熱衷於臨時起意的人就不能突然向你提出意料之外的請求了。在這整段時間裡，都請集中精力完成重要的任務。

  一家銷售公司的高級客戶業務主管費莉西亞就是這麼做的。每周四的上午，她都會與自己召開一次計劃會；在這段時間，她會把「重要不緊急」清單上的事項分配到為接下來的一周預留的主動時間段內。在每周的周末，費莉西亞都會填寫一份記錄表，標出清單上事項的完成情況。

  這種做法對於費莉西亞和許多與她一樣的高管而言都很好用。在我們最近對一組計算機工程師進行的調查中，一些員工被隨機指定為自己空出主動時間。擁有了主動時間後，他們感覺對時間擁有了更強的掌控力，也覺得自己在時間管理方面更加高效。他們感受到的壓力更小，效率也有所提高。另外，他們也覺得在工作中的整體感受有所提升，這對於他們所在的公司很有益。在這些計劃主動時間的人中，84%的人表示，應該將這種方法在整個公司中普及。

  想要規避純粹緊急效應，關鍵就是嚴格遵守主動時間。不要打亂已經定好的計劃，對你完成的任務進行跟蹤記錄。如果你因為計劃外的事情損失了幾個小時，那就儘快彌補。言出必行——即便你是唯一一個知道自己遵守了計劃的人。就當這是關乎個人誠信的問題吧。作弊很容易，但不要犯這個錯誤，否則你就等於倒退回了剛開始讀這本書時的處境：任務一大堆，時間卻不夠用。