委託下屬整理文件，多問一句「我說清楚了嗎」

  很多管理者在委託下屬整理文件時，都喜歡簡明扼要。比如，交代一句「小張，相關的文件你整理一下」，就急匆匆地從下屬眼前消失了。這種委託方式看似言簡意賅，卻存在很大的弊端：「什麼時候完成」「『相關』到什麼時間點或什麼範圍」等一系列的問題，管理者都沒有交代清楚，接受此類委託的下屬根本毫無頭緒。

  如果下屬以這樣的狀態去執行領導的指示，最終的結果無疑會令領導不滿，要麼反覆更改，要麼重做。如此一來，真是既浪費了時間，又浪費了精力。

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  很多管理者認為，常識性的工作根本不必過多解釋，下屬自然心領神會，所以就會簡要地交代任務，下屬也會想當然地按照自己慣有的經驗和判斷去做事。事實上，很多時候上司與下屬的理解並不一致，簡要交代的委託往往會導致下屬完成的工作並不符合上司的預期。上司因此而發火，認為下屬能力差，這樣的小事都辦不好；而下屬會產生牴觸情緒，認為明明是上司沒說清楚，才導致頻頻出錯。於是，雙方關係越來越緊張。

  張震是一家公司的銷售部經理。一天，他讓下屬劉星製作一份當月的月度銷售報告，要發給客戶看。劉星一向對工作認真負責，很少出錯，所以張震把任務交給他很放心，只說了一句「你明天把報告交給我，內容你看著寫」就走了。

  第二天，張震一直在跟其他部門開會，劉星根本沒機會找他商量報告內容。一直到下班，張震處理完所有事情，劉星才將報告書交給了他。

  張震看過劉星的報告書後非常不滿意，大聲呵斥道：「你這份報告的內容寫得太不充實了，而且交給我的時間這麼晚，客戶早下班了。你重新寫一份吧，記住一定要詳細地介紹產品特點，務必做到全面細緻！」

  劉星聽完有點兒不高興，卻敢怒不敢言，只好灰溜溜地去加班做報告了。他一邊做一邊在心裡抱怨：「你昨天也沒說具體什麼時間交報告啊，也沒有告訴我要詳細闡述產品特點啊。以前的月度銷售報告都是這樣做的，只要能清楚地表明月度銷量即可，但這次卻這麼多要求……」

  在上述案例中，張震作為上司不應該隨意指責下屬，因為這個錯誤的根本原因在於他委派任務時並沒有給予明確的指示。假如張震能清清楚楚地告訴劉星，這份報告書需要包括什麼內容，給客戶看的目的是什麼等具體要求，相信劉星一定能做得很好。

  把話說得清晰明確，讓聽的人不會產生異議，這才是一個有效的溝通方式。運用到具體工作中，要注意以下三個要點：

  第一，事先向下屬說明此工作的意義

  上司不應該只是簡單地將任務交給下屬就完事，就像案例中的張震，只說一句「你看著寫」，而是應該向下屬詳細說明該任務的意義和具體內容。這樣才能激發起下屬對任務的重視，讓他更加認真地完成，最終交出你想要的成果。

  第二，表達明確，沒有「這是常識」這回事

  上司不要覺得這是常識性工作就不對任務做過多解釋，而是要鄭重地告訴下屬，這是一件什麼事情，需要辦到什麼程度，截止日期是什麼時候……讓下屬清楚任務的每一個環節。特別是截止時間，如果上司不明確截止時間，下屬就不知道該如何安排工作進度，可能就會影響工作的完成效果。例如，你給下屬規定提交資料的截止期限為「明天」，沒有具體到「明天」的什麼時間，那麼下屬就可能會在上午提交資料，也可能會在下班之前提交。

  第三，多問一句「我說清楚了嗎」

  在安排任務時，上司在確定自己講得夠明白的情況下，也請別吝嗇你的語言，多問一句「我說清楚了嗎」，為下屬留出時間進行詢問。

  記住，一定是「我說清楚了嗎」，而不是「你聽明白了嗎」。因為後者帶有「上對下」口吻的這種指導性語言有違平等交流的原則，會讓下屬感到不快；相比較而言，前者更能獲得下屬的好感，更能突顯上司的高情商。