對延期誤工的下屬，要聚焦在事而非人
2024-10-08 19:56:09
作者： 朱凌 常清
如果將企業比作一台機器，那麼員工就是機器中的齒輪、軸承與鏈條。每一個員工看似微小卻異常重要，因為只有當每一個細小的部件都正常運轉時，企業這部機器才能夠發揮最大的效能。可員工畢竟是有著獨立想法與思維的人類，他們不可能像機器上的零部件那樣永遠絲毫不差地運作，所以工作中出現差池在所難免。
延期誤工是企業員工常犯的錯誤之一，經常會發生在一個或幾個員工身上，即便管理者多次提醒也毫無改進。面對這樣的員工，管理者不免會心浮氣躁，嚴厲詰問。可管理者的指責與批評常常只能換來一句空洞的「對不起」或者「下次改進」，並不能真正讓員工「今日事今日畢」。
吳晴是某化妝品公司的市場總監，主要負責市場的分析、拓展與規劃工作。公司領導層為擴大目標消費群體，決定將業務拓展到保健產品與減肥產品領域。吳晴作為市場總監，要先一步對市場進行評估與分析。
為了做出一份完美的市場報告，吳晴對市場部的每位員工進行了細緻的分工，要求他們每天必須按照計劃表完成自己的工作。可總有員工「掉鏈子」，小李就經常不能按時完成自己的工作目標，這直接導致其他員工因為小李的工作延誤而無法往下進行自己的工作。吳晴為此大發雷霆。
吳晴：「小李，你是怎麼回事？我讓你在10點之前把上周的數據分析表交給我，可現在已經12點了，你怎麼還沒有完成？」
小李：「對不起，總監。」
吳晴：「多少人因為你延誤交工而無法正常工作，『對不起』可以彌補大家被浪費的時間嗎？」
小李：「對不起，我下次一定注意。」
吳晴：「上次你沒準時完成策劃書，上上次你晚交工作總結，都是這樣說的！為什麼別人都可以按時按量完成自己的工作，只有你總是拖大家的後腿呢？」
小李：「對不起。」
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面對小李延期誤工的行為，上司吳晴的處理方式絕對是錯誤的。因為嚴厲的批評不但不能解決這一問題，還會阻礙管理者與員工之間進行有效溝通，讓管理者無法獲知員工延誤交工的原因，甚至會加重員工的心理負擔，導致員工更加頻繁地出錯。
當員工出現延誤交工的狀況時，管理者不妨問一句「誤期的原因是什麼」。因為此時最緊要的任務不是批評，而是找到原因，吸取教訓。
吳晴：「小李，10點之前要交給我的數據分析表，怎麼還沒有完成呢？這份報表很重要，明天的董事會上，我要拿給董事們看的。」
小李：「對不起，總監。」
吳晴：「先不用著急道歉，你是在工作中出現什麼問題了嗎？誤期的原因是什麼呢？」
小李：「本來我可以在10點前完成的，但是銷售部臨時要求我修改市場企劃書，而且要我立馬就做，著急用。」
吳晴：「原來是這樣啊，以後遇到這種情況提前溝通，我也好安排其他同事幫幫你。」
小李：「我知道了，總監，下次一定提前向您匯報。」
吳晴：「那你什麼時候可以完成報表呢？手中還有其他特別緊急的工作嗎？」
小李：「沒有別的任務了，下午2點之前我一定將報表交到您手上。」
吳晴：「辛苦了，快忙去吧！」
如果管理者採取這種溝通方式，循循善誘地讓下屬說出導致自己誤工的原因，就可以使其在今後的工作中避免犯下同樣的錯誤。
導致員工誤工的原因有很多，我們在這裡簡要列舉以下幾點：
一、員工有其他工作要做
如果員工因為忙於其他事務而延誤了工期，管理者千萬不要採取威壓態度，使員工不敢發表意見，只能硬著頭皮繼續工作。上司此時應運用提問溝通的方式，營造輕鬆融洽的溝通氛圍，了解下屬的工作狀況，給予相應的幫助。
二、上司工作安排不當
美國一位管理大師曾經說過：「員工只有在適合的崗位上，才能發揮其最強的光與熱。」有的員工之所以不能及時完成自己的本職工作，並非工作不力導致，而是因為上司的工作安排不夠妥當。針對這種情況，上司要及時與下屬溝通，詢問下屬的真實想法，有效安排下屬的工作。
三、員工對工作內容不夠明白
上司在給下屬分配任務時，不妨留一些時間用於回答下屬的提問，最好多問一句「我說明白了嗎」。有的時候，下屬之所以延期誤工，是因為沒能很好地理解上司指派的任務，將大部分時間浪費在了修正自己的工作上。
磨刀不誤砍柴工，在交代工作時，管理者一定要保證每個員工都清楚自己的任務，留一部分時間讓員工問出自己的疑惑，最大程度地減少員工誤工的概率。
四、下屬未制訂合理的工作計劃
高效工作是從合理安排工作開始的。有些員工不能及時完成任務，是因為沒能合理安排時間。此時，管理者可以通過提問了解員工的工作安排，幫助員工發現計劃之中的不足之處，更好地提高員工的工作效率，讓員工如期完成工作。
除了以上幾點，下屬延誤工作的原因還包括過分追求完美、工作能力不足等，但解決方法卻可以一言概之，即用提問溝通法尋找根源。高情商的管理者應合理運用提問，多多給予員工肯定與讚賞，減少對員工的否定與批評，營造暢所欲言的溝通氛圍，從而了解員工內心的所思所想，與員工共同解決問題。