不會匯報工作？5W2H法幫下屬理思路

  作為上司，你應該經常碰到這種情況：下屬來匯報工作，可說了10分鐘，也沒把你想知道的問題講明白，聽得你十分抓狂。「真不知道你到底想說什麼」或者「你說了這麼長時間，你自己聽得懂嗎」等責備的話可能就會脫口而出。

  下屬聽後，耷拉著腦袋，一臉挫敗，保不齊還在心裡吐槽：「匯報個工作也會挨罵，以後還是能躲就躲吧。」可見，雖然下屬的匯報毫無要領，可是你的責備對其更是有害無益。

  面對下屬毫無中心的匯報，上司應該怎樣回應才能顯示出高情商，既不會打擊到下屬，還能搞清楚下屬的匯報內容呢？在這裡，我們總結了三種情況以及應對方法。

  一、完全不明白下屬在說什麼

  下屬已經滔滔不絕地說了很久，可是東一句，西一句，讓聽的人完全摸不著頭腦，根本不知道他想表達什麼意思。

  這種情況確實讓人非常惱火，但也請上司千萬要控制好情緒，不要過分責備下屬，可以用「你說得很全面，現在我來整理一下，你剛剛這番話的主要意思是……對嗎？」這種詢問的方式幫助下屬整理思路。

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  二、上司過於追求完美，其實只是有一部分沒聽懂而已

  面對同一件事，每個人都有不同的想法，所以當下屬向你匯報工作的時候，有一部分沒聽懂是很正常的事情，你只需要解決沒聽懂的那部分即可。但有些上司對下屬的要求十分嚴格，即便只是一部分沒聽懂，也總是做出整體都沒有聽懂的樣子，然後對下屬大加訓斥，這就是上司的問題了。這種言行很容易激起下屬的逆反心理，認為上司「雞蛋裡挑骨頭」，對上下級的關係造成惡劣的影響。

  所以，要改變這樣的狀態，上司首先應該認真傾聽下屬說話，然後再對沒聽懂的部分進行詢問。可以用「原來如此，但剛剛你講的……我沒太聽明白，能更詳細地說一下嗎？」這種句式提出問題，讓下屬清晰地知道你的困惑是什麼。

  三、鋪墊太長，結論不明了

  出現這種情況，上司可以對下屬說：「我們從結論出發，用逆向思維方式，倒推講起，好嗎？」

  下屬過來匯報工作，可分為兩種情況：一種是早已對自己的想法進行過總結；另一種是還沒有總結過自己的想法。

  對於第一種下屬來說，他們準備充分，本不該匯報得毫無條理，但可能因為上司的威嚴而變得緊張，說話結結巴巴，導致上司不知道他在說什麼。這種情況的發生很可能跟上司平時在下屬面前過於嚴肅有關。

  事實上，上下級之間屬於同事關係的一種，上司真的沒有必要讓下屬產生懼怕的感覺。相反，上司應該營造一種輕鬆交流的氛圍，這樣才能在與下屬交談時，不至於讓下屬因為害怕自己而不敢說話或說得毫無章法。

  對於第二種沒有歸納過自己想法的下屬而言，他們可能是由於時間緊迫，或者根本沒有歸納總結的習慣，所以才會在匯報工作的時候想到什麼說什麼，毫無條理性。此時，上司可以靈活地運用5W2H法適時地引導下屬進行發言。

  所謂5W2H法，又稱為「七問分析法」。這種分析方法簡單方便，易於理解和使用，被廣泛用於各企業的管理以及技術活動中，能有效彌補考慮問題的疏漏。

  具體來說，5W2H是由5個首字母是W的英文單詞和兩個首字母是H的英文單詞組成，其含義如下：

  What——什麼？條件是什麼？目的是什麼？重點是什麼？具體做什麼工作？

  Who——誰？由誰來辦最方便？誰來完成？誰來負責？

  When——何時？什麼時間開始？什麼時間完成？

  Where——何處？在哪裡做？從哪裡入手？

  Why——為什麼？為什麼要這麼做？理由何在？原因是什麼？

  How——怎樣？怎樣做省力？怎樣做效率最高？如何避免失敗？

  How much——多少？成本多少？銷售多少？尺寸多少？費用、產出如何？

  如果上司能用5W2H法幫下屬理順思路，並教會對方熟練運用這種分析方法，以後的匯報工作就不用再擔心下屬說得一團亂，自己聽得惱火抓狂了。