第二章 誰能讓時間增值，誰就能改變人生 用「四象限原理」規劃時間

  在競爭愈發激烈的現代社會中，每個人看起來都很忙，忙著生活，忙著工作，忙著奔向成功的彼岸。儘管忙得焦頭爛額，很多人卻在抱怨說：「為什麼我的效率如此之低？」

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  管理學大師彼得·杜拉克說：「不會管理時間你就不能管理一切。」一句話道出了背後的真諦。如果你始終不懂得如何高效利用時間，就只能收穫忙碌卻又盲目的人生。

  而普通人與成功者們的分水嶺，正在於時間管理，這足以對一個人的事業成敗產生影響。成功人士們總能將「四象限原理」運用得出神入化，以此來為自己的時間增值。

  何為「四象限原理」？它實際上是時間管理的有效工具之一，由美國管理學家科維提出。

  日常工作中，大大小小的事情繁雜瑣碎。如果摸不清頭緒，乃至「眉毛鬍子一把抓」，你的事業會因此而停擺，生活也會變得糟糕起來。四象限原理有效地解決了這一問題。

  你要明白，不是所有工作都是同等緊急且重要的。我們在處理事情的過程中應該先分好主次，依據一定的標準進行級別劃分。那麼，具體該如何來劃分時間的四個象限呢？

  一、工作的緊急程度。上司交代給你的某些工作，因為截止日期迫在眉睫，往往需要優先處理。這時候，集中時間和精力，全力以赴將它完成至最好的程度。至於一些不太緊急的工作，先放一放。如果你身兼管理責任，還可授權於他人完成。

  二、工作的重要程度。現實生活中，某些重要項目往往需要花費更多時間來完成，期間還需全神貫注。將重要的工作排在前面，不重要的排在後面，才是明智的做法。

  三、劃分標準後，確定工作的重要性和緊迫性。重要且緊急的工作，是當下的要點，如果不能保質保量地完成，會對你的事業產生重大影響。至於其他工作，既然什麼時候做都可以，又不會產生明顯的後果，不如將它放在後面處理。

  根據以上分析，我們可以得出這樣一個結論：「優先工作順序＝重要性×緊迫性」。以此，可將工作劃分為四類：既緊急又重要（位於第一象限）、十分重要但不緊急（位於第二象限）、緊急但不重要（位於第三象限）、既不重要也不緊急（位於第四象限）。

  每個人的精力和時間都是有限的。權威研究表明，成功人士往往會將主要時間和精力集中於第一象限和第二象限。對於既緊急又重要的工作來說，他們肯定會第一時間去處理。但成功人士們在處理的過程中，會主動去思考：「真的有那麼多重要且緊急的事情嗎？」

  他們很快便會想明白，第一象限中的80%的任務都來自第二象限。也就是說，一旦第二象限中的任務沒有被完美地解決，很快會上升到第一象限的範疇中。為此，他們會將目光集中於第二象限，逐漸養成「做要事而不是急事」的良好習慣。

  這是因為有些重要的工作足以決定你受教育的程度、你的工作業績、你的未來發展。優先處理它們，是在為成功鋪路。

  而25%到30%的普通人會將大部分時間用於處理緊急事務，即第三象限。他們總是忙於應付那些層出不窮的緊急項目，像個陀螺般轉個不停，卻總是在原地踏步。

  50%到60%的普通人會將幾乎所有的時間花費在第四象限上，這是最糟糕的情況。他們工作起來沒有主次，也不考慮目前的工作對自己是否有益，極其盲目。這一類人工作的自主性很差，效率更是低下，因此經常性地陷入被動的局面中。

  徐勇剛剛升任部門經理的時候經常忙得一團糟。見他狼狽不堪的樣子，總經理告訴了他一個好辦法：利用四象限原理規劃時間。徐勇將信將疑，準備先按這個法子試試看。

  一早，徐勇令助理將自己一天的工作規劃列了出來。他仔細觀察這些工作，心中默念道：「查看報告，輔導下屬工作，審閱市場部交上來的調研報告，向總經理匯報工作，與小王談上個月的績效問題，處理顧客投訴，準備財務預算報告，準備招聘工作……」

  接著，徐勇在規劃表上畫了一個簡易的四象限表格，慢慢將這些工作理出了頭緒。

  第一象限：向總經理匯報工作；處理顧客投訴；準備財務預算報告。徐勇在後面標記上：重要工作，今天必須完成。

  第二象限：輔導下屬工作；準備招聘工作；審閱市場部交上來的調研報告；與小王談上個月的績效問題。徐勇標記為：比較重要，但不是緊急事項，需要多花點心思處理。

  最後，被劃分在第三象限和第四象限的都是一些例行性的工作事項，徐勇心想，這完全可以交給助理去解決。就這樣，徐勇按照這個方法試驗了一個禮拜後，頓感神清氣爽起來，以往的煩惱都一掃而空。

  每個人都要根據自己的情況來合理安排時間。而四象限原理能幫助我們對時間進行優化，提高效率，保證工作及生活的條理性，讓我們以更飽滿的精神面對生活和工作，徹底與「瞎忙一族」隔絕開來。