第二章 誰能讓時間增值,誰就能改變人生 用「四象限原理」規劃時間
2024-10-08 19:30:21
作者: 樊曉鵬
在競爭愈發激烈的現代社會中,每個人看起來都很忙,忙著生活,忙著工作,忙著奔向成功的彼岸。儘管忙得焦頭爛額,很多人卻在抱怨說:「為什麼我的效率如此之低?」
管理學大師彼得·杜拉克說:「不會管理時間你就不能管理一切。」一句話道出了背後的真諦。如果你始終不懂得如何高效利用時間,就只能收穫忙碌卻又盲目的人生。
而普通人與成功者們的分水嶺,正在於時間管理,這足以對一個人的事業成敗產生影響。成功人士們總能將「四象限原理」運用得出神入化,以此來為自己的時間增值。
何為「四象限原理」?它實際上是時間管理的有效工具之一,由美國管理學家科維提出。
日常工作中,大大小小的事情繁雜瑣碎。如果摸不清頭緒,乃至「眉毛鬍子一把抓」,你的事業會因此而停擺,生活也會變得糟糕起來。四象限原理有效地解決了這一問題。
你要明白,不是所有工作都是同等緊急且重要的。我們在處理事情的過程中應該先分好主次,依據一定的標準進行級別劃分。那麼,具體該如何來劃分時間的四個象限呢?
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一、工作的緊急程度。上司交代給你的某些工作,因為截止日期迫在眉睫,往往需要優先處理。這時候,集中時間和精力,全力以赴將它完成至最好的程度。至於一些不太緊急的工作,先放一放。如果你身兼管理責任,還可授權於他人完成。
二、工作的重要程度。現實生活中,某些重要項目往往需要花費更多時間來完成,期間還需全神貫注。將重要的工作排在前面,不重要的排在後面,才是明智的做法。
三、劃分標準後,確定工作的重要性和緊迫性。重要且緊急的工作,是當下的要點,如果不能保質保量地完成,會對你的事業產生重大影響。至於其他工作,既然什麼時候做都可以,又不會產生明顯的後果,不如將它放在後面處理。
根據以上分析,我們可以得出這樣一個結論:「優先工作順序=重要性×緊迫性」。以此,可將工作劃分為四類:既緊急又重要(位於第一象限)、十分重要但不緊急(位於第二象限)、緊急但不重要(位於第三象限)、既不重要也不緊急(位於第四象限)。
每個人的精力和時間都是有限的。權威研究表明,成功人士往往會將主要時間和精力集中於第一象限和第二象限。對於既緊急又重要的工作來說,他們肯定會第一時間去處理。但成功人士們在處理的過程中,會主動去思考:「真的有那麼多重要且緊急的事情嗎?」
他們很快便會想明白,第一象限中的80%的任務都來自第二象限。也就是說,一旦第二象限中的任務沒有被完美地解決,很快會上升到第一象限的範疇中。為此,他們會將目光集中於第二象限,逐漸養成「做要事而不是急事」的良好習慣。
這是因為有些重要的工作足以決定你受教育的程度、你的工作業績、你的未來發展。優先處理它們,是在為成功鋪路。
而25%到30%的普通人會將大部分時間用於處理緊急事務,即第三象限。他們總是忙於應付那些層出不窮的緊急項目,像個陀螺般轉個不停,卻總是在原地踏步。
50%到60%的普通人會將幾乎所有的時間花費在第四象限上,這是最糟糕的情況。他們工作起來沒有主次,也不考慮目前的工作對自己是否有益,極其盲目。這一類人工作的自主性很差,效率更是低下,因此經常性地陷入被動的局面中。
徐勇剛剛升任部門經理的時候經常忙得一團糟。見他狼狽不堪的樣子,總經理告訴了他一個好辦法:利用四象限原理規劃時間。徐勇將信將疑,準備先按這個法子試試看。
一早,徐勇令助理將自己一天的工作規劃列了出來。他仔細觀察這些工作,心中默念道:「查看報告,輔導下屬工作,審閱市場部交上來的調研報告,向總經理匯報工作,與小王談上個月的績效問題,處理顧客投訴,準備財務預算報告,準備招聘工作……」
接著,徐勇在規劃表上畫了一個簡易的四象限表格,慢慢將這些工作理出了頭緒。
第一象限:向總經理匯報工作;處理顧客投訴;準備財務預算報告。徐勇在後面標記上:重要工作,今天必須完成。
第二象限:輔導下屬工作;準備招聘工作;審閱市場部交上來的調研報告;與小王談上個月的績效問題。徐勇標記為:比較重要,但不是緊急事項,需要多花點心思處理。
最後,被劃分在第三象限和第四象限的都是一些例行性的工作事項,徐勇心想,這完全可以交給助理去解決。就這樣,徐勇按照這個方法試驗了一個禮拜後,頓感神清氣爽起來,以往的煩惱都一掃而空。
每個人都要根據自己的情況來合理安排時間。而四象限原理能幫助我們對時間進行優化,提高效率,保證工作及生活的條理性,讓我們以更飽滿的精神面對生活和工作,徹底與「瞎忙一族」隔絕開來。