四、學會科學管理時間

  1.為什麼要進行時間管理

  正如鄧拓所說：「古來一切有成就的人，都很嚴肅地對待自己的生命，當他活著一天，總要儘量多勞動，多工作，多學習，不肯虛度年華，不讓時間白白地浪費掉。」我們應將時間當作最美好最寶貴的財富，用這筆財富進行一項項人生的投資來充實和完善自己，實現我們的自我價值。

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  李開復在「第四封信」中曾說：「大學是人生的關鍵階段。這是因為，這是你一生中最後一次有機會系統性地接受教育，是你最後一次能夠全心建立你的知識基礎。這可能是你最後一次可以將大段時間用於學習的人生階段，也可能是最後一次可以擁有較高的可塑性、可以不斷修正自我的成長曆程。這也許是你最後一次能在相對寬容的、可以置身其中學習為人處世之道的理想環境。」所以，這四年是你最寶貴的四年。在「我學網」，有無數的學生，感嘆自己四年過去，什麼都沒有得到。千萬不要讓自己三年後成為這些學生。

  時間是財富。想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必須把它用完，那你會如何運用？天下真有如此的好事？事實上，有。那就是時間。我們每個人每天都有86400秒進帳，合理地利用它們，你就可以獲得財富、愛情、成功、健康等。人生最寶貴的兩項資產：一項是頭腦；一項是時間。無論你做什麼事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業和生活的成敗。每個星期有168個小時，其中56個小時在睡眠中度過，21個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時則由你來決定做什麼——每天13個小時。如何根據你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。

  2.我為什麼浪費時間

  原因很多，有主觀的原因，也有客觀的原因。主觀原因是一個人浪費時間的根源，因此我們看一下主觀原因：①做事目標不明確；②作風拖拉；③缺乏優先順序，抓不住重點；④過於注重細節；⑤做事有頭無尾；⑥沒有條理，不簡潔，簡單事情複雜化；⑦事必躬親，不懂得授權；⑧不會拒絕別人的請求；⑨消極思考。

  一些數據：

  （1）人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50～60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。

  （2）工作繁忙的人與配偶或其他重要人物有意義的交流平均每天少於2分鐘。

  （3）工作繁忙的人同其孩子有意義的交流平均每天少於30秒鐘。

  （4）80%的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。

  （5）人們一般採用13種不同的方法管理他們的時間。

  （6）每天自學1小時，7小時1周，365小時1年，一個人如果能像全日制學生一樣學習，3～5年就可以成為專家。

  （7）平均每天，全國有170000000個會議。

  （8）95%的書籍是由5%的人購買的；所有的出版物中，95%沒有派過一次用場。

  （9）如果經濟獨立了，97%的工人不願意為他們的老闆幹活或者從事他們現在的職業。

  （10）20%的工作時間是「關鍵性的」「重要的」，80%的時間用在了無意義的事情上。

  （11）過去20年裡，工作的時間增加了15%，娛樂閒暇的時間減少了33%。

  （12）一個人如果工作桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西或者多餘耗費花一個半小時，每周七個半小時。

  （13）平均閱讀速度大約是每分鐘200個詞，如果每個工作的人每天閱讀2小時，將其閱讀速度提高到每分鐘400個詞，則每天可以節約1小時用於工作。

  （14）參加健美活動的人90%會在開始的90天內半途而廢。

  （15）10個人中有9個人會在會議開始的時候做白日夢。

  （16）60%的會議出席者會做記錄以顯示他/她在聽。

  （17）上班族中間，40%的人不吃早飯，39%不吃中飯。吃中飯的人當中50%的人吃中飯的時間在15分鐘以下。

  （18）形成新的工作習慣或者情感一般要用30天。

  （19）愛生氣的人比一般人容易得心臟病的概率要高1倍。75%的心臟病發生在當地時間的早上5：00-8：00。心臟病最容易在星期一發作。

  （20）25%的病假是因為生病而請，75%的病假是因為其他理由而請。

  （21）我們感到要發生的事情95%不會發生。

  （22）每周5天，每天花5分鐘改進自己的工作，在5年裡將導致同一個工作被改進1200餘次。

  （23）1/3的人每年調換工作1次。

  （24）1/5的人每年搬家1次。

  （25）70%的人希望擁有自己的公司。

  （26）75%的人都說自己太累。

  （27）上班族的平均睡覺時間是每晚6小時57分。

  （28）80%的危機和糾紛（內耗）是可以避免的。

  （29）受邀開會的人80%希望在日期和時間方面具有選擇性。

  （30）善於利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。

  （31）時間管理當中最有用的詞是不。

  （32）企業界的人用筆記本記錄下來的事情70%是「不得不做」的。

  （33）企業界的人用筆記本記錄下來的事情5%是「不得不做並且想做」的。

  （34）做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多1倍。

  （35）如果你讓自己一天做1件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12件事情，則會完成7～8件事。

  （36）花1個小時進行計劃，行動時會節約10小時。

  （37）20/80規律。80%的結果來自20%的努力；20%的結果來自80%的努力。

  （38）我們能夠記住10%的閱讀信息，20%的聽覺信息，30%的視覺信息；50%的視覺和聽覺信息，70%的表達信息，90%的行為信息。

  （39）上班的人平均每天發出和接收190條訊息。

  （40）我們現在擁有的知識，有一半是在近10年內產生的。也就是說，世界上的知識在10年內增加了1倍，而且據說每18個月再翻1番。

  3.時間管理的十大關鍵

  （1）時間管理的第一大關鍵是設立明確的目標。時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。你要把今年度4～10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。

  （2）第二個時間管理的關鍵是你要列一張總清單，把今年所要做的每一件事情都列出來，並進行目標切割：①年度目標切割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；②季度目標切割成月目標，並在每月初重新再列一遍，碰到有突發事件而更改目標的情形便及時調整過來；③每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；④每天晚上把第二天要做的事情列出來。

  （3）第三個時間管理的關鍵是20/80定律：用你80%的時間來做20%最重要的事情。因此你一定要了解，對你來說，哪些事情是最重要的。談到時間管理，有所謂緊急的事情、重要的事情，然而到底應做哪些事情？當然第一個要做的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發困擾、災難或迫不及待要解決的問題。當你天天處理這些事情時，表示你時間管理並不理想。成功者花最多的時間在做最重要、可是不緊急的事情；而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學會如何把重要的事情變得很緊急，這時你就會立刻開始做高生產力的事情了。

  （4）第四個時間管理的關鍵是每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的房間裡面，思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。

  （5）第五個時間管理的關鍵是要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什麼對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。

  （6）第六個時間管理關鍵是每一分鐘每一秒做最有效率的事情。你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。

  （7）第七個時間管理的關鍵要充分地授權。列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情，把它們寫下來，然後開始找人授權，找適當的人來授權，這樣效率會比較好。

  （8）第八個時間管理的關鍵是同一類的事情最好一次把它做完。假如你在做紙上作業，哪段時間都做紙上作業；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。

  （9）第九個時間管理的關鍵是做好時間日誌。你花了多少時間在哪些事情，把它詳細地記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，早上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。

  （10）第十個時間管理的關鍵是時間大於金錢。用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要跟頂尖人士學習；千萬要仔細選擇你所接觸的對象，因為這會節省你很多時間，假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人一起，你是不是就濃縮了400年的經驗？

  4.時間管理的一些理論

  第一個是「6點優先工作制」，就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。這個方法是諮詢大師艾維利提出的價值2.5萬美元的時間管理方法。第二個是帕累托原則，其核心內容是生活中80%的結果幾乎是源於20%的活動，即二八理論。根據這一原則，我們應該首先完成那些緊急又重要的工作，其次是重要而非緊急的任務，再次是緊急而非重要的工作，最後是那些既不重要也不緊急的工作。掌握這一點很重要，它可以決定你今晚是看電影還是去寫一個報告。第三個理論是莫法特休息法，也就是不要長時間的做同一種工作，而是要經常做不同內容的工作，保持精神上的興奮點，進行主動的調劑和放鬆。第四個是麥肯錫30秒電梯理論。據說麥肯錫曾經丟掉過一個客戶，原因是這個客戶董事長在電梯裡碰到了麥肯錫的項目經理，要求他談談項目的結果，可憐的項目經理沒有在電梯運行的短短30秒內把結果說清楚。後來麥肯錫就要求員工要表達清楚，直奔主題，凡事要歸納在3條以內。這就是30秒電梯理論，或者電梯演講。

  5.節省時間的方法

  （1）對目標、任務、會議等事件分別按優先級進行排序；

  （2）從優先級最高的事物著手；

  （3）和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做；

  （4）把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分；

  （5）為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用；

  （6）找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閒的辦公室；

  （7）當你有重要的事情要處理時，學會對別人說「不」；

  （8）學會委派別人做事；

  （9）歸納相似的事情，把它們放在一起處理；

  （10）減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先級很低的任務。

  （11）避免完美主義。記住20/80定律。

  （12）避免做出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。

  （13）不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。

  （14）設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3分鐘。

  大學的時間是我們人生最關鍵的時段。進入大學是一生中第一次放下高考的重擔，開始追逐自己的理想、興趣。在大學裡我們不是一味地為高考的幾門科目而忙碌，而是有了更多的活動和安排，有了更加豐富多彩的生活，有機會在學習理論的同時親身實踐，這是第一次不再由父母安排生活和學習中的一切，而是有足夠的自由處置生活和學習中遇到的各類問題，支配所有屬於自己的時間。

  安排時間除了做一個時間表外，更重要的是「事分輕重緩急」。在《高效能人士的七個習慣》一書中，作者史蒂芬·柯維提出，「重要事」和「緊急事」的差別是人們浪費時間的最大理由之一。因為人的慣性是先做最緊急的事，但這麼做會導致一些重要的事被荒廢掉。例如，我認為這篇文章里談到的各種學習都是「重要的」，但它們不見得都是老師布置的必修課業，採納我的建議的同學們依然會因為考試、交作業等緊急的事情而荒廢了打好基礎、學習做人等重要的事情。因此，每天管理時間的一種好方法是：早上確定今天要做的緊急事和重要事，睡前回顧一下，這一天有沒有做到兩者的平衡。

  大學生必須要有自控的能力，讓自己交些好朋友，學些好習慣，不要沉迷於對自己那些對自己一點幫助都沒有的娛樂中。我認為，大學生一定要珍惜自己寶貴的大學時間，找到自己感興趣的方向，做一些有意義並能給自己帶來滿足感的事情為將來更好的生活打下基礎。

  6.改進和提升大學生時間管理的對策

  時間多了，就需要自己安排時間，計劃時間，管理時間。我這裡有幾個如何管理時間的建議。

  （1）不要讓緊急奴役著你。事分輕重緩急，這裡面的「重」和「急」是不一樣的。「準備明天的考試」是「急事」，而「培養自己的積極性」是「重要事」。人的慣性是先做最緊急的事，但往往因為這麼做而致使重要的事被荒廢。大部分緊急的事情其實是並不重要的，而許多重要的事情並不緊急。因此，不要把全部的時間都去做那些看起來「緊急」的事情，一定要留一些時間做那些真正「重要」的事情，如打好知識基礎，學習做人等。每天管理時間的一種方法是早上立定今天要做的緊急事和重要事，睡前回顧這一天有沒有做到兩者的平衡。

  （2）將自己的事物明確區分。分清楚「必須做」的事和「不必須做」的事，做到「足夠好就好」的事和「足夠好仍不夠好」的事。有那麼多的「緊急事」和「重要事」，想把每件都做到最好是不實際的。「足夠好仍不夠好」的事要做到最好，但是「足夠好就好」的事盡力而為就可。建議你用良好的態度和胸懷接受那些你不能改變的事情，多關注那些你能夠改變的事情。雖然我提倡「追隨我心」，但是在追隨你的興趣的同時，一定要把必須做的事做好。這是一種基本的責任心。

  （3）將事物分段化。做一個長期的藍圖規劃，一步一步地向你的目標邁進。這樣，你就能一步步地看到進展，就會更有動力、更自信地繼續做下去。時間管理與目標設定、目標執行具有相輔相成的關係，時間管理與目標管理是不可分的。每個小目標的完成，會讓你清楚地知道你與大目標的遠近，你每日的行動承諾是你的壓力和激勵，而且行動承諾都必須結合你的長遠目標。所以，要想有計劃地工作和生活，需要你管理好自己的時間。

  （4）學會節約時間。雖然每天只有24小時，但只需要你細心觀察，節約點滴時間，你就可以擁有比別人更多的時間。看電視、上網、玩遊戲，這都是消耗大量時間的東西，而且它們已經融入每天的生活習慣，戒除很難，儘量縮短就好。面對誘惑一定要堅持住，多餘的時間應該用在能讓自己不斷提高的事情上。李開復在《給中國學生的第四封信》中曾提到：「大學四年的關鍵時刻是最容易迷失的時候。你必須有自控的能力，讓自己交些好的朋友，學習些好習慣，不要沉迷於對自己沒有幫助的習慣（像網路遊戲）里。一位自主積極的中國同學在我的網站上勸告其他同學：『不要玩遊戲，至少不要玩網路遊戲。』我認識專業比較好的大學朋友中沒有一個玩遊戲的。沉迷網路遊戲的同學是一種對於現實的逃避，不願面對自己不足的一面。我認為，要脫離網路遊戲，就得珍惜自己寶貴的大學時間，找到自己興趣的方向，做一些有意義並能給自己滿足感的事情。」

  7.常用的時間管理工具

  （1）計劃管理。關於計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

  ①待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點，避免遺忘，未完事項留待明日。

  ②待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

  ③待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一起床就做）；只制定一張待辦單；完成一項工作劃掉一項；待辦單要為應付緊急情況留出時間；最關鍵的一項，每天堅持。

  ④每學期末做出下一學期的學習工作規劃；每季季末做出下季末的學習工作規劃；每月月末做出下月的學習工作計劃；每周周末做出下周的學習工作計劃等。

  （2）時間「四象限」法。究竟什麼占據了人們的時間？這是一個經常令人困惑的問題。著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個「象限」：既緊急又重要（如學習任務、四六級考試等）、重要但不緊急（如建立人際關係、新的機會等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客進入等）、既不緊急也不重要（如客套的閒談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學習與工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。在大家的日常生活工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常沒有及時去做，隨著時間的推移，造成學習和工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個「象限」的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。

  （3）有效的時間管理。美國管理學者P.F.Drucker認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

  （4）時間ABC分類法。將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；安排各項學習和工作優先順序，粗略估計各項學習和工作時間占用的百分比；在學習和工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

  （5）考慮不確定性。在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法：第一是為每件計劃都留有多餘的預備時間。第二是努力使自己在不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將要做的事了，然後把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

  在學習和工作中要很好地完成就必須善於利用自己的工作時間。學習和工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。