第三節 文獻資料的整理、分析與運用

  一、文獻資料的整理

  文獻資料的整理就是將所獲取的大量文獻信息資料分門別類地加以歸納，剔除虛假材料，去掉重複、較陳舊的過時的資料，使原來分散的、個別的、局部的、無系統的信息資料，變成能說明事物的過程或整體，顯示其變化的軌跡或狀態，論證其道理或指出其規律的系統的信息資料。在整理資料的過程中能夠加深對資料的認識，判斷資料的性質、真偽和價值等。

  文獻資料的整理首先要根據信息資料的性質、內容或特徵進行分類。其次是進行資料彙編。按照研究的目的和要求，對分類後的資料進行匯總和編輯，使之成為能反映研究對象客觀情況的系統、完整、集中、簡明的材料。通常採用閱讀和記錄文獻資料等方法整理文獻資料。

  （一）閱讀文獻[2]

  1.閱讀文獻的方法

  （1）瀏覽。瀏覽就是把搜集到的文獻資料粗略地翻閱一遍，目的是對文獻的內容、價值有個初步的認識和判斷，並據此確定對哪些文獻該精讀，對哪些文獻該粗讀。研究者可根據研究的需要，一邊瀏覽，一邊把文獻分為三類：把非常有價值的資料放在一起；把比較有價值的放在一起；把價值較小和初步看起來基本沒有價值的放在一起，以備下一步閱讀時使用，避免到時忙亂。

  瀏覽時應注意三點：一是要善於抓文章的標題（包括大標題與小標題），了解概況；二是要注意速度，對沒有明顯價值的部分，可跳過去，對於有價值的部分，則要放慢速度；三是把重要的部分勾畫出來，並隨時記下自己當時的思考（或稱為靈感），以備以後查時更醒目。

  （2）精讀。精讀是在瀏覽的基礎上對需要精讀的文獻進行的一種求深、求精、求透、求創新的閱讀方式。通過精讀，不僅要全面掌握文獻資料的實質內容，還要明確選出有價值的資料、發現問題和提出新的見解。

  精讀的過程包括準確認讀文獻，全面把握文獻的內容和邏輯結構，對文獻的觀點和材料等提出質疑，提出超越所讀文獻的新思想、新觀點、新方法等四個階段。精讀時，一邊讀，一邊應隨時記下受文獻啟發的思考——文獻的要義、文獻的創新之處、存在的問題、對文獻的評價、自己提出的新見解、解決問題的新觀點等。

  2.閱讀文獻的要求[3]

  本章節來源於𝘣𝘢𝘯𝘹𝘪𝘢𝘣𝘢.𝘤𝘰𝘮

  （1）閱讀文獻要有計劃性。閱讀文獻資料要結合自己的專業，結合自己的研究課題，結合具體的研究任務。可以把搜集到的文獻資料先大概瀏覽一下，根據數量、難度和性質，以及研究課題完成的總體安排和進度作一個具體的閱讀計劃，然後開始閱讀。這有助於研究者養成高效率閱讀和善於控制閱讀時間的良好習慣。

  （2）閱讀文獻要有順序性。閱讀文獻應先讀原始文獻，再讀文獻綜述；先閱讀一般文獻，再閱讀專業文獻；先讀理論文獻，後讀應用文獻；先讀書籍，後讀論文；先讀近期文獻，後讀遠期文獻；先讀難度小的，後讀難度大的；先讀中文文獻，後讀外國文獻；先讀有新內容的，後讀新內容少的；先讀科研論文的兩頭（即摘要和結論部分），後讀中間；先讀主要、關鍵部分，後讀次要、細節部分；先讀重要的、權威雜誌上的文獻，後讀次要期刊雜誌上的文獻等。

  （3）閱讀文獻要有批判性。在閱讀文獻時，要持有科學的懷疑精神，堅持用批判的眼光去看待已有的成果，多問幾個為什麼，不要被已有的文獻套住思路。例如，閱讀一篇調查報告時，要注意數據的搜集是否科學，包括抽樣的方法、統計的方法、有效及缺失數據的定義及處理等。再如，閱讀一篇指導實踐的論文時，要注意關注的問題是否有普遍意義，它的理論依據是否充分，解決問題的方法是否新穎、可行等。

  （4）閱讀文獻要注意交替性。在查閱文獻資料的過程中，當從已有的文獻資料中得到了啟發，需要新的相關文獻資料時，就必須著手再去查閱新的相關資料，補充已有文獻的不足。而且，隨著研究的不斷深入開展，可能又需要新的文獻，就必須再擴大搜索範圍，及時去查閱相關文獻。搜集文獻和閱讀文獻的工作是同時或交替進行的。

  （二）記錄文獻

  記錄就是把通過閱讀找到的有價值的文獻資料保留下來，以便進一步分析研究時用。記錄文獻方法主要有題錄索引和摘要式記錄兩種。

  1.記錄文獻的方法

  （1）題錄索引。為了便於分析研究搜集到的文獻，同時為今後撰寫研究論文準備參考文獻目錄，研究者在閱讀原始文獻後應對相關文獻作書目登記，形成題錄索引。題錄索引內容一般包括以下信息：題目、作者（譯者）、書刊名稱、卷數/期數、出版年月、起止頁碼等。（見表3-1 題錄索引示例）

  表3-1 題錄索引示例

  （2）摘要式記錄。摘要是對文獻資料主要信息的概括和總結，是對原始文獻的濃縮，概括反映文獻的特徵、要旨和梗概。研究者做摘要是為研究工作有針對性地積累資料，作為課題研究的參考，以備後查。一份文獻摘要通常包括題錄索引、問題（對研究課題的說明或陳述性假設）、方法（研究對象、研究方法、測量和分析方法）、結果和結論、尚未解決的問題等。必要時還可摘記文獻中提供的數據、公式、圖表等。當然，隨著文獻資料摘記工作的進行，同時加上自己對同一問題的思考意見或批註，這對進一步分析文獻資料會更加有利。應該注意的是摘記時要標明文獻資料發表的時間和出處，以及作者的姓名，以便在必要時重新查閱有關文獻資料的全文。文獻資料的摘記方法有提綱式摘記、論題式摘記和綜合式摘記等方法。（見表3-2 摘要示例）

  表3-2 摘要示例

  另外，還可以採用標記式、批語式、心得體會式記錄和現代技術法等記錄方法。標記式記錄就是在閱讀文獻資料時，用一些符號（如圓圈、著重號、疑問號等）或是彩色的筆（如醒目的紅色、黃色等）將文獻的重點、難點、疑點、新觀點等標記出來；批語式記錄就是在所讀文獻的空白處簡單寫上自己對文獻有關內容的見解、評語、解釋、疑問等；心得體會式記錄就是把自己閱讀文獻資料時的心得、體會、各種聯想、疑點、評價、得到的啟發和收穫等都隨時記下來，以備研究時用；現代技術法是利用光學、電子學等現代技術存儲、積累資料的方法記錄文獻資料信息。例如，如果你覺得某文獻全部有用，就可以把整個文獻全部複印下來。其他方式還有：攝像、攝影、錄音、用磁碟或光碟存儲、從網際網路上下載再存儲到磁碟或光碟上等。用現代技術法存儲、積累資料的方法具有體積小、容量大、速度快、檢索方便等特點，研究者要善於利用這種方法。

  2.記錄文獻的要求

  記錄文獻真實、準確。要如實地記錄文獻內容，不論是題錄索引，還是摘要式記錄，都必須忠實原意，不得斷章取義。真實準確的要求具體包括：不添加，不遺漏，依實而記；書寫要清楚；記錄要有條理，突出重點。

  （三）運用軟體管理個人文獻資料

  傳統手工管理文獻資料的方式效率低下，不便於資料的檢索與利用。數字信息的出現，使文獻資料的保存與管理方式向計算機化發展，使用一些個人資料管理軟體可以幫助研究者更方便快捷地加工整理、分析研究和利用文獻資料。研究者可以根據自己的需要和對軟體的熟悉程度選用適合自己的個人資料管理軟體。

  下面以北京愛琴海軟體中心開發的NoteExpress（NE）為例簡單介紹個人資料管理軟體在文獻資料管理上的運用。

  1.建立書目資料庫

  在NE中建立書目資料庫包括建庫和輸入書目數據兩步。運行NE，在「文件」菜單中點擊「新建資料庫」，按提示為新建的資料庫取名並設定存放位置，點擊「確認」即完成建庫操作。書目數據的建立有手工錄入、檢索結果導入和聯機檢索導入三種方式。NE具有聯機檢索功能，單擊主菜單中的「檢索」，選擇「在線檢索」，單擊「選擇在線資料庫」，根據需要選擇列表中的資料庫，在彈出的檢索對話框中輸入檢索詞即可完成檢索。在檢索結果中勾選所需文獻，單擊「保存題錄」即可完成書目數據的導入。（見圖3-8 導入NE的題錄）

  圖3-8 導入NE的題錄

  2.書目數據管理

  NE與Windows中的資源管理器類似，採用文件夾對資料進行分類管理，用戶可根據需要新建、更名、刪除和移動文件夾。點擊某個文件夾，可瀏覽並編輯其中的書目記錄，用戶可根據需要點擊表頭某個欄位，使記錄按該欄位升序或降序排列。用戶可查找並刪除重複題錄，可標記書目記錄的重要性，還可通過檢索功能在個人資料庫中檢索所需的書目記錄。

  在NE中，用戶可將下載的資料全文以附件形式與書目記錄連接，便於用戶閱讀書目記錄的全文。用戶還可利用NE的筆記功能為其中的書目記錄添加筆記。

  3.引用資料

  在安裝了NE的電腦上，在打開的Word文檔中會顯示NE的快捷圖標。在撰寫論文時利用快捷圖標可方便地引用NE個人資料庫中的資料，並按照所選定的格式或自己製作新格式生成參考文獻列表。

  4.數據備份

  為防止硬碟損壞、病毒入侵等因素造成數據丟失，用戶必須進行數據備份，以應不測。用戶只需將保存在指定位置後綴名為nel的文件複製保存到備份磁碟上即可，需要時在NE中選擇打開資料庫的路徑，找到該備份文件即可啟用備份資料庫。