05. 記好工作日記，才能查有可尋

  在工作中使用工作日記，不僅可以免掉許多不必要的文件、檔案的留存，還可以將要做的事清楚地記錄下來。這是一種幫助記憶的手段，能有效地提醒你，讓你提高工作效率，從而贏得上司的信賴。

  高效率的員工應該養成記工作日記的習慣。在工作中認真細緻地做好統籌安排，同時注重對已完成工作的記錄，對任何人來講都是大有裨益的。堅持記工作日記，也許短時間內你感覺不到這個習慣帶給你的幫助，不過長期堅持下來，你就會感覺到它的效果了。

  中國有句俗話：「好記性不如爛筆頭。」一個人的記性不管有多好，時間長了，有些東西也總會被遺忘，或者記得模模糊糊，這對一個人的工作是極為不利的。如果能將工作中的一些事，特別是一些重要的內容寫下來，不僅可以免掉許多不必要的文件、檔案的留存，還可以將要做的事清楚地記錄下來，不用擔心遺忘了。這種方法能有效地提醒你，也能提高你的工作效率。

  當你每天早上打開當天的工作日記，馬上就能找到想要的東西時，你會因為沒有把工作事項忘了而心安；你可以把苦思冥想去回憶或重新尋找以往資料的時間省下來，用在其他的工作上；你總能知道你的約會、計劃和工作都在什麼時間，你也能知道你要做的或已經做過的工作內容都是什麼，這樣一來，你就用不著分心於其他事，工作就變得相當有效率了。同時，工作日記還能記錄你的工作狀況，讓你清楚看到自己在某段時間的變化，從而引導你及時調整自己的工作方法與技巧，更好地走向新的目標；它還能提醒你在適當的時候發個郵件、打個電話，與同事、朋友保持聯絡……總的來說，使用工作日記能讓你用最少的時間，以最充沛的精力去完成工作。

  

  美國效率管理專家露西·哈翠克建議，記錄工作日記時，最好使用更簡化的記事本，即口袋型記事本。在記事本中，你可以將各個事項分為以下四種來登記：常用電話號碼、待辦雜務、待寫文件、待辦事項。而在某件事情辦好之後，你就可以用筆把它劃掉，以此作為標記。

  如果還想更進一步，在記事本中還可用顏色加以區分，如用紅筆顯示緊急事務而用黑筆代表一般的事。依需要選擇不同顏色，標出事情的優先順序和重要程度，這樣更能提高效率，也可避免事到臨頭一團糟。

  為了使工作條理化，在工作日記中不僅要明確你的每項工作內容是什麼，還要明確每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作進程，以此保證你能有條理地連續工作，保證能正常執行任務。有可能的話，請在工作日記里為日常工作所進行的項目編出目錄，這樣更能節約時間，也是提醒自己的一種手段。

  實際上，「有序」是時間管理的重要原則，正確地組織安排自己的活動，首先就意味著準確地計算和支配時間。雖然客觀條件使得你一時難以做到，但只要你盡力堅持按計劃利用好自己的時間，並就此進行分析、總結和記錄，並採取相應的改進措施，你就一定能提高效率。