05. 有序工作，學會制定任務清單
2024-10-11 14:20:32
作者： 馬倫
制定任務清單對我們做事不拖延有很大幫助。任務清單里要羅列一天的工作量，一件事情完不成就會影響下一件事，所以要嚴格按照任務清單，按時保質地完成任務，不得有半點拖延。
每天的工作不止一項，而且很多是瑣碎的小事，如果東做一樣，西做一樣，不僅毫無章法，而且效率不高，甚至會完不成任務。有些員工會認為，自己做的都是一些小事，不值得做任務清單，也不需要做規劃。但是許多優秀員工的成功經驗告訴我們，無論是大任務還是小任務，認真地做一份任務清單，都不會約束我們的行動，還可以提高我們的工作效率。當一天的工作將要結束的時候，對照任務清單認真核對，不僅有助於日事日清，對安排以後的工作也有很大的幫助。
制定任務清單能提高我們工作的針對性，因為清單里羅列了一天的工作量，一件事情完不成就會影響下一件事，這樣一來，我們就必須嚴格按照任務清單去工作，準時準點地完成任務，不得有半點拖延。
但是，任務清單並不是要把一天之中的所有工作都羅列出來，而是要把各個事項有順序、有技巧地進行排列。那麼，如何才能做好一份任務清單呢？
1.任務要落到紙上。
好記性不如爛筆頭，把任務內容記錄下來，做起事來有依照，既踏實有條理，也不用擔心會漏掉什麼工作。平時，我們總是在忙著一件工作的同時還惦記著下一件事，如果把工作都記下來，我們就可以專注於手頭的這一件工作，而不會心有旁騖，效率自然就會提高。
我們的大腦就像一個平行的處理器，幕前幕後的工作可以同時進行。寫在紙上的事，腦子就會將其轉移至幕後，這樣就會讓我們產生一種潛意識，自覺地知道下一步該幹什麼事情。當我們利用這種潛意識解決問題時，就會發現它的作用相當驚人。
2.條目要簡單明了。
任務清單是為了把工作量化、細分，讓我們的工作有條理，所以清單上的條目一定要簡單明了，用一些自己可以理解的關鍵詞進行記錄即可，這樣不僅一看就明白，還可以節約編寫任務清單的時間。
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同時，要把任務清單列在一個專門的本子上，而不是記在一些亂七八糟的紙片、桌上的便利貼或是粘在電腦上的字條上。這個本子也不可以隨意亂放，而應該隨身攜帶，放在觸手可及的地方。
3.要有完成任務的時間。
做任務清單，就是為了使工作有序進行，所以時間是關鍵。當我們看到任務時，就應該可以估算出自己大概需要多長時間能完成它，並在任務清單上記錄完成該項任務的預計時間。之後的工作中，我們就要嚴格按照這個時間去完成任務，這樣就能讓我們不拖延工作，而且也是對我們能力的考驗與鍛鍊。
4.定期檢查完成任務的進度。
早上起床後的第一件事就應是查看任務清單，這是一天工作的開始。如果你確定要做的事都列在了任務清單上，而且有每天固定檢查清單的習慣，你就絕不會因為「忘記」而沒有完成任務了。
在福布斯二世的書桌上放著一個記錄重要事項的本子，這是他個人管理系統的中心。他說：「每當我覺得進退兩難時，我就會看看這個本子，以確定使自己動彈不得的事是否真的值得讓我為難。」福布斯二世的這個本子是用來記錄他的工作事項的，每天通常記有20件事情，包括電話、信件以及他必須口述的一小段專欄文章等。他常告誡他人：「如果你沒有一個固定的記事本記錄你想要做的事，那麼事情將永遠無法完成。」
每做完一項工作就可以刪除一項，如果沒有及時完成，這個任務清單就形同虛設，所以必須嚴格要求自己，定時檢查完成任務的進度。
5.制定長期性的任務清單。
任務清單不止限於一天的工作量。每個人在工作中要有自己的長遠目標，許多善用時間的人都會規劃長期的任務清單，他們的長期清單上會規劃每一個計劃需要花費的時間，然後再通過統籌安排周任務清單、月任務清單，甚至年任務清單來製作每日任務清單。一個成功的業務員介紹經驗說，他每個月都會制定任務清單，因為他必須事先知道下個月有哪些重要的客戶需要拜訪，以便預先為此做準備。
工作都是有連續性的，不要只把眼光放在當下，而是應該放得長遠一點。即使不能預知下一步的工作，也可以為自己的學習進行規劃。若要成為一個卓越的員工或經理人，就需要先安排相關基礎知識的學習和實踐，於是就要從總體上計劃一下，學習一門課程需要花多長時間，什麼時候開始進行實踐等；若要以搞發明創造為目標，就得在學習科學理論、向他人求教、動手製作、投入實驗等幾個步驟分配好時間和精力。
6.制定整體性的任務清單。
由於個人的工作並非完全孤立，所以必須將任務清單定位在所屬部門的目標、公司整體的目標，乃至外界環境的變動上，才能保證個人行程計劃的合理性。我們可以依照這些嘗試擬訂自己的行程表，讓自己的工作行程、同事的活動、上司的預定計劃、公司的整體動向等事情一目了然。這樣一來，我們的工作就有了明確的依照，原本凌亂不堪的各種預定計劃，就會變得條理井然。
除了這6點之外，制定任務清單也包括對「時間預算」的檢查督促。也就是說，我們要經常依照清單上列出的條目，去檢查某一短期目標是否能如期完成，或是將完成每件事所花費的時間記錄下來。
總之，在工作之前做好計劃，列好清單，是快速有序完成工作的保障。正如阿蘭·拉金所說：「一個人做事缺乏計劃，就等於事情的失敗。有些人每天早上預定好一天的工作，然後照此實行，他們是有效利用時間的人。而那些平時毫無計劃，遇事靠現打主意過日子的人，他們的工作只有『混亂』二字可以形容。」