在正確的時間做正確的事

2024-10-08 19:30:44 作者: 樊曉鵬

  工作前該做哪些準備?執行工作任務的過程中,應保持怎樣的狀態?完成任務後,怎樣去做復盤總結?這三個問題烘托出了時間管理的另一層意義:在對的時間做對的事。

  可是現實生活中,大部分人並不知道「正確的時間」意味著什麼,也鬧不清楚哪些事情能被稱得上是「正確的事」。解決這個問題前,不妨全面審視自己的生活與工作,理出重點,加深對「正確時間做正確事情」的認識。

  首先我們先來分析一下日常工作開始前的那段時間裡,應該做的準備有哪些:

  一、提前來到辦公室,及時整理辦公桌,做好當天的準備工作。

  很多人都有這樣的體驗:氣喘吁吁地趕往辦公室打卡,等回到工位上時,至少還得花費半小時的時間才能真正平靜下來。如果遲遲不能進入狀態,一個上午的時間都會被白白耗費掉。這就是在正確的時間裡做了錯誤的事的典型案例。

  與其這樣,還不如早半小時起床,從容不迫地來到辦公室,花二十分鐘的時間整理桌面、煮咖啡、泡茶、打開電腦掛上各種通信軟體。等到一切準備完畢後,再以飽滿的精神投入工作中去,這是為一天的高效工作開了個好頭。

  二、整理日清單手帳本,縱覽一周工作流程,做到心中有數。

  尤其在周一的時候,一定要將一周的工作安排整個梳理一遍。只要多花幾分鐘的時間,就可以獲得很多信息:哪天比較忙;哪天有空閒時間可以應對臨時任務……

  其次,我們來分析一下工作過程中,應該注意哪些問題:

  

  一、接到任務後,先「審題」,別急著開展工作,這樣反而能提升效率。

  在剛剛接到工作任務的那個時間段里,有的人習慣馬上開始展開工作。實際上,這種爭分奪秒的狀態對之後的執行過程反而會產生壞的影響。

  項目開始前,先「審題」,確保自己不會出現理解偏差的情況。同時通過口頭詢問、郵件或者會議的方式去了解項目的背景,及各方面信息,加深印象。

  之後,必須查閱大量資料,做分析、比對、提煉、總結等工作,確定執行方案或者大致的流程框架,再著手進行。

  二、執行任務的過程中,有條不紊地應對每一個環節,並保持專注。

  在你真正開始執行任務的那一刻起,必須集中精神,並確保自己能夠在規定的時間段保持高度的注意力。這不是一件容易的事情,因為很多突發情況都是你事先無法預料得到的。比如說,你可能會被各種通信工具或者突如其來的會議打斷思路。

  為了將負面影響降至最低,我們可根據現實情況,靈活調整項目進度。或者設置「工作一小時,休息五分鐘」模式,這對長時間保持工作激情有很大的幫助。

  最後,完成工作後,回想曾經的工作經歷,做好復盤總結。

  大家在完成一個項目後,恨不得立刻去慶祝。如果這時候讓你回過頭來,依據每日的工作歷程逐一總結經驗,恐怕你是極其不樂意的。但事實是,這個時間段里,你最應該做的事情不是慶祝,而是復盤總結,少了這一環節,便稱不上圓滿完成了工作。

  縱覽整個項目過程,回想一下自己做得不到位的地方在哪裡,哪個環節的結果令你比較滿意,拎出失敗的原因,提煉成功的規律,這是自我提升的最好機會。另外,別忘了及時整理項目執行過程中留下的諸多資料,建立一系列文件夾,分門別類地保存。

  同樣,一天工作結束後,也得有個總結、分析的過程,養成了這個好習慣後,你的進步將肉眼可見。

  人們常說:「要在該做事的時候做事,該休息的時候休息。」這是「在對的時間做對的事」的另一層含義。除了工作日程外,對空閒時間的規劃也很重要。

  首先要保證足夠的休息。無論平日工作有多繁忙,也不能將休息時間挪用在工作上,這樣反而會拖累你的工作效率。該休息的時候就休息,注意勞逸結合,始終保持充沛的精力。

  其次,留出部分空閒時間去學習。加強為腦袋「投資」,增強自我競爭力,才能為未來多增加一點籌碼。

  周曉媛畢業後順利通過一家知名公司的面試,剛剛入職三個月,她出眾的工作能力就讓大家對她刮目相看。

  每一天,曉媛都會早早來到辦公室,將辦公桌打掃得乾乾淨淨,並將各類文件報表按序號擺放得整整齊齊。她有一本手帳本,專門用來記錄每日和每周的工作計劃,上面用紅筆標註好了重點。

  上班這幾個月來,曉媛一直保持著穩定的工作節奏。她幾乎每一天都會按照計劃表去逐一攻克分內的工作,不願意耽誤工作進程。每天下班前,曉媛還會專門空出時間來清理電腦桌面,整理資料,撰寫工作小結。

  下班後,她一邊給自己足夠的時間去放鬆身心,一邊勻出部分時間去充電學習。到了晚上11點,曉媛一定會按時睡覺,確保第二天能精神飽滿地面對新的挑戰。

  曉媛保持著這樣的工作狀態,不到半年便被破格提拔。到了年底,她作為「優秀員工」代表,發表講話時稱:「我唯一的心得是:在正確的時間做正確的事,一切困難將迎刃而解,每一天都能過得很充實。」

  是的,成功哪兒有捷徑。能在對的時間裡做對的事,把每一天都安排得井井有條,長期堅持下來,你就會獲得巨大的成長,離成功越來越近。


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