累死你的不是工作，是工作方法

  工作系統化，經驗程序化。

  在許多規模不大的公司中，你可以看見，許多高級職員在做著整資料、理信件、沖咖啡，以及種種低級職員也能為之的事務。你還會發現，不單是這些高級職員，整個公司的所有職員都工作得不得其道：種種錯誤的、不經濟的、不適當的工作步驟隨處可見。

  這就是工作缺乏系統化產生的場景，這就是職員辦事效率低下的原因所在。

  工作缺乏系統化的職員，常常會因為辦事方法的不恰當而蒙受損失，小則挨批受罰，大則降職失業。他們不懂得處理事務的分寸，有時「過之」，有時「不及」。他們的工作進度，時時落後於人。他們不能改進，不能提高。圍繞在他們身邊的一切事務都處於混亂之中。

  我心中記得一個人，他真是一個「無頭的蒼蠅」。不管你在什麼時候去看他，他總是忙得喘不過氣來，只能拿出幾秒鐘的時間同你談話。假使你顯出要同他長談的姿勢，他會拿出他的手錶來提醒你，他的時間是寶貴的。

  他經營的公司做得很大，但開支更大。他不懂得人工經濟的原理，只想雇用更多的人，以補救他凌亂的辦法，補救他系統的缺乏。他有著一個無系統的頭腦，缺乏處置事務的能力。

  結果，他的事務總是一團糟。他的辦公室、他的寫字桌，有如一間舊貨鋪。他老是忙碌，甚至沒有時間把手頭的東西安置好。即使有時間，他也不知道應該安置在什麼地方好。我曾好幾次到他的辦公室，看見他在一堆凌亂的信件紙張中尋找東西。

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  這個人自己及他的職員的工作都沒有系統，而他卻只知道催促他的職員，告訴他們一切都已落後，督促他們工作更宜努力。一切盡在混亂中。各人做完一件事後，都不知道應該再做些什麼。假使去請命於他，他也只能催他們盡力去干。他不能發出固定、具體的命令。他沒有工作計劃，沒有工作綱領。於是各人自為，各不相干。

  以上是摘自由奧里森·馬登著、林語堂譯的《靠自己成功》一書中的一個片段。該片段給我們呈現了一個真實而形象的工作缺乏系統化的高級職員的工作狀態。想想平時工作中的自己，是不是也在重蹈著他的覆轍呢？

  接下來，我們繼續看一下奧里森·馬登心中成功職場人士的工作狀態。

  我同時又認識一個與他同行的競爭者。從來不見他忙碌。他總是很平靜、很安詳，永遠不會慌張。不管業務怎樣繁重，他總有時間從容地招待你。在他的公司、他的辦公室，一切都有條不紊。大家似乎個個不忙碌，然而事務卻進行得很順利，沒有混亂，也沒有不必要的重複的工作。

  他每晚清理他的辦公桌。重要的信，立刻回復。訂貨單趕快填發。所以，他的營業規模雖大過上述之人百倍，然而外表看來一絲不亂，一切事務的進行整齊得像鐘錶轉動一樣。因為他能用他的頭腦指揮他的職員，能系統化公司中的工作，甚至連每個學徒都能感覺到自己是大系統中的一部分。各人的工作都按照一定的程序進行，因此一點都不慌張凌亂。

  時間沒有浪費，人工沒有浪費。辦公室中不慌張、不凌亂。這位條理井然的經理，給人一種「平衡」「安詳」的印象。他不是埋頭死做，也不是事必躬親。

  工作愈有系統，則時間愈多。他的事務按照著程序進行。他的業務之成功，不在於每時每刻都去督促他人。他能支配、指揮他人，能訂下工作計劃，然後由別人執行。

  此時，你是不是已經豁然開朗了。原來，輕鬆高效的工作方法竟然是如此簡單——你只要將自己的工作系統化，就萬事大吉了。你變了，工作效率就變了。系統化的做法不只是把事情做好的最佳方法，也是最快的方式。

  我們都知道消防隊員行動特別迅速，如果像我們一樣慢吞吞，一幢房子早燒光了。可是你有所不知，在消防隊裡，所有的工具都必須非常嚴謹地合理放置；晚上入睡，消防隊員的衣物怎麼穿、怎麼脫、如何擺放，也都有十分明確的規範。否則，警報響起來，靴子找不到鞋帶，褲子配不著皮帶，怎麼辦？這都是消防員在工作中一點一點摸索出來的，他們憑藉自己的所有經驗形成了一個高效快速的反應程序。

  所以，我們每個人都應該把自己正在做的事情和已經做完的事情系統化，建立個人的工作系統。

  在建立個人的工作系統之前，我們要堅持這樣三個原則：第一要規範，第二要認真，第三要研究。只有對每一件小事都以認真的態度、規範的方法去研究、做好，形成系統，才有可能做出大事業來。