用事務記錄約束自己
2024-10-04 15:14:37
作者: 陳美錦
在工作中,我們要完成的事情會很多。要經過哪些步驟才能使任務及時完成,每天要做多少才能及時達成最後目標,要單純地靠腦力記住這些,往往容易出紕漏,導致最終目標拖延。工作任務、學習任務、社交安排加上生活方面的其他事情,不可能每一件都清楚地記在腦子裡。既然事情多到用腦子不能完全記住,那就藉助於能記錄的方式好了。對!好記性不如爛筆頭,最好的方式就是,記錄下來!
很多領導都由秘書負責做事務記錄,並提醒自己,沒有秘書的我們就要靠自己了。事務記錄是每個人都應該做的,拖延者更不能放棄做記錄。
首先,最簡單易行的是用便簽做事務提醒記錄。
做便籤條是很多人都有的工作習慣,用便簽提醒非常有利於工作。在辦公位顯眼的位置貼上提醒便簽,省得剛說完的事情立刻就忘記了。而那些沒有這個習慣的人,只靠腦子記事,經常會把該做的事情拖後。比如你跟客戶約好10點鐘見面,結果你忘記了,那就只能推遲見面的時間。
其次,事務記錄要詳細,不然細節上的差錯,很可能造成後面計劃的拖延。
做記錄成為習慣以後,就會發現它的優勢,而且會有依賴性。想不起有什麼事情要做,就會去翻找事務記錄。可是有的時候,會發現由於自己記錄得不夠詳細,已經想不起具體是什麼事了,所以一定要把記錄做詳細。很多人在做事務記錄的時候,只是寫個大概,結果在做的時候,有些細節上的事情就會出現遺漏,最終導致計劃的拖延。
下面舉一個詳細記錄事務的例子。
上午10點,去某公司見客戶,需要帶上樣品,樣品已經拿到。
下午3點,部門召開會議。時間已經公布,不能更改。
下午6點,送領導去機場。因為個別路段可能堵車,時間需要提前,5點出發,已經請秘書告知領導。
下周一,總公司要來人,需要安排人在部門值班。
本月中旬,要跟品質部開會,討論客戶質量投訴問題。時間待定。
臨時任務,本周末,我要去工廠值班。
下周三至周五,本部門助理請假,需要安排值班人員。
做好記錄只是抬抬手的事情,關鍵是能起到提醒的作用。只要隨時翻看,就會知道該做什麼,下一步要解決什麼問題。
對於某些完成周期比較長的事情,可以採用日期記錄的方式。哪一天需要完成哪些步驟,全都記錄在上面,這樣可以幫助自己掌控整個任務的進程,避免因為某個環節出了問題,而使整個任務拖延。
很多檯曆都有記事欄,如果事務不多,可以在檯曆上做好記錄。每個月的任務都集中記錄在一張檯曆上,所有事務一目了然。可以給已完成的做好標記,這樣就更清楚明白了。
工作中還有一些細小的雜事,容易被遺忘,需要立即解決,不能拖拉。比如列印文件、訂水、買辦公用品一類的事情就應該立即解決,否則很容易一拖再拖。特別是辦公室的行政人員,負責的事情比較細碎而密集,經常會出現拿東忘西的情況。這些看似很小的事情,可能會影響大局,只有立即解決,才可以防止後患。