用事務記錄約束自己

  在工作中，我們要完成的事情會很多。要經過哪些步驟才能使任務及時完成，每天要做多少才能及時達成最後目標，要單純地靠腦力記住這些，往往容易出紕漏，導致最終目標拖延。工作任務、學習任務、社交安排加上生活方面的其他事情，不可能每一件都清楚地記在腦子裡。既然事情多到用腦子不能完全記住，那就藉助於能記錄的方式好了。對！好記性不如爛筆頭，最好的方式就是，記錄下來！

  很多領導都由秘書負責做事務記錄，並提醒自己，沒有秘書的我們就要靠自己了。事務記錄是每個人都應該做的，拖延者更不能放棄做記錄。

  首先，最簡單易行的是用便簽做事務提醒記錄。

  做便籤條是很多人都有的工作習慣，用便簽提醒非常有利於工作。在辦公位顯眼的位置貼上提醒便簽，省得剛說完的事情立刻就忘記了。而那些沒有這個習慣的人，只靠腦子記事，經常會把該做的事情拖後。比如你跟客戶約好10點鐘見面，結果你忘記了，那就只能推遲見面的時間。

  其次，事務記錄要詳細，不然細節上的差錯，很可能造成後面計劃的拖延。

  做記錄成為習慣以後，就會發現它的優勢，而且會有依賴性。想不起有什麼事情要做，就會去翻找事務記錄。可是有的時候，會發現由於自己記錄得不夠詳細，已經想不起具體是什麼事了，所以一定要把記錄做詳細。很多人在做事務記錄的時候，只是寫個大概，結果在做的時候，有些細節上的事情就會出現遺漏，最終導致計劃的拖延。

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  下面舉一個詳細記錄事務的例子。

  上午10點，去某公司見客戶，需要帶上樣品，樣品已經拿到。

  下午3點，部門召開會議。時間已經公布，不能更改。

  下午6點，送領導去機場。因為個別路段可能堵車，時間需要提前，5點出發，已經請秘書告知領導。

  下周一，總公司要來人，需要安排人在部門值班。

  本月中旬，要跟品質部開會，討論客戶質量投訴問題。時間待定。

  臨時任務，本周末，我要去工廠值班。

  下周三至周五，本部門助理請假，需要安排值班人員。

  做好記錄只是抬抬手的事情，關鍵是能起到提醒的作用。只要隨時翻看，就會知道該做什麼，下一步要解決什麼問題。

  對於某些完成周期比較長的事情，可以採用日期記錄的方式。哪一天需要完成哪些步驟，全都記錄在上面，這樣可以幫助自己掌控整個任務的進程，避免因為某個環節出了問題，而使整個任務拖延。

  很多檯曆都有記事欄，如果事務不多，可以在檯曆上做好記錄。每個月的任務都集中記錄在一張檯曆上，所有事務一目了然。可以給已完成的做好標記，這樣就更清楚明白了。

  工作中還有一些細小的雜事，容易被遺忘，需要立即解決，不能拖拉。比如列印文件、訂水、買辦公用品一類的事情就應該立即解決，否則很容易一拖再拖。特別是辦公室的行政人員，負責的事情比較細碎而密集，經常會出現拿東忘西的情況。這些看似很小的事情，可能會影響大局，只有立即解決，才可以防止後患。