第1講 思考應有狀態、理想狀態
2024-09-26 12:10:44
作者： 日本顧彼思商學院
人們常說，「現狀與應有狀態之間的差距就是問題」是解決問題的出發點。那麼，「應有狀態」「現狀」「差距」具體應該怎樣理解呢？此外，應有狀態和理想狀態有什麼差異呢？
兩家店鋪在某個月的銷售額如表1所示。A店的銷售額是80萬日元，B店的銷售額是60萬日元。你能否判斷哪家店鋪存在問題呢？
如果單從這個信息來進行判斷，有可能會基於「B店的銷售額比A店低」的理由，判斷B店存在問題，進而調查B店的銷售額只達到60萬日元的原因，或者思考B店比A店銷售額低的原因。
那麼，如果是表2的情況，A店與B店之中，哪家店可能存在問題呢？
表2中增加了目標銷售額這一項數據。從與實際銷售額的差額來看，A店的差額是40萬日元，B店的差額是20萬日元，A店的差額更大。同時，我們來對比目標的達成度，計算一下達成率。A店的達成率是80萬日元（實際銷售額）÷120萬日元（目標銷售額）≈0.67， B店的達成率是60萬日元（實際銷售額）÷80萬日元（目標銷售額）=0.75，達成率方面也是A店更低。
因此，基於A店實際銷售額與目標銷售額的差額更大，而且達成率更低的理由，可以判斷A店的問題更大。
這裡說明一點，只看現狀，是無法判斷問題的。要有應有狀態（目標），把現狀與應有狀態進行對比，問題就會清晰起來。
那麼，如果另外兩家店鋪（C店、D店）的銷售額與目標的情況如表3所示，請思考一下哪家店鋪存在問題。
這次，目標金額是相同的。如果從未達成目標這一點來說，可以說C店、D店都存在問題。或者說，C店雖然未達成目標，但與目標只相差5萬日元，而D店與目標相差10萬日元，與目標的差距更大，所以基於此，應該可以判斷D店存在問題。
我們現在知道，只有應有狀態（目標）是不夠的，還要定義判斷問題的依據。
如果存在問題=未達成目標，那麼C店和D店都有問題；如果存在問題=對比目標有5萬日元以上的差距，那麼就是D店有問題。
有沒有問題不僅僅是看現狀，要通過與應有狀態（目標）的對比進行思考。而且，定義判斷問題的依據是非常必要的。
關鍵點1. 充分把握現狀
關鍵點2. 確認應有狀態（目標）
關鍵點3. 定義判斷問題的依據
1. 充分把握現狀
一方面，要充分把握現狀，知道現在正在發生什麼情況。
拿剛才的例子來說，就是把握A店至D店的銷售額。本次例子中分析的銷售額，在把握目前發生的情況時，是非常清晰的對象，而且也易於用數值來呈現。
另一方面，如果要分析的是「士氣」這類難以用數值來呈現的對象，就要仔細考慮以什麼來衡量士氣，以及怎樣把握它的現狀。大家要知道，有時候把握現狀也需要花費精力。
2. 確認應有狀態（目標）
把握好現狀之後，要明確「應有狀態」是什麼。在剛才的例子中，是把「目標」設定為應有狀態。與考慮現狀一樣，要同時思考應有狀態的定義以及如何進行量化。
3. 定義判斷問題的依據
現狀和應有狀態都確定之後，自然知道兩者之間是否存在差距。但是，存在差距不一定等於存在問題。以C店和D店的例子來說，在明確了判斷問題的依據之後，才能確定是否存在問題。
練習題
請思考應有狀態和現狀分別是什麼。
案例A：本年度的客戶數量目標是120家，當下的客戶數量是100家。
案例B：本年度，我司在最有工作價值企業排行榜中的排名，從前一年度的行業內第10名躍升至第5名，3年後的目標是進入前3名。
解答
案例A中，應有狀態是目標值，120家客戶；現狀是100家客戶。
案例B中，應有狀態是3年後的目標，行業前3名；現狀是第5名。
那麼現在請想一下，案例A、案例B的現狀是好還是壞。案例A的現狀是有100家客戶，這對比目標的120家還差20家，可以說是不太好的狀態。
而案例B的現狀是第5名，對比3年後的目標還存在差距，但是第5名這個排名是不是很差呢？這也未必。如果把不算差的狀態作為正常的水平來看的話，案例A的應有狀態120家客戶是正常的狀態，而案例B的現狀第5名是正常的狀態。
一般來說，如案例A，應有狀態是必須達到的狀態，而現狀對比那個必須達到的狀態，並沒有達成（=向負方向偏離），所以常有的判斷是存在問題。
另一方面，如案例B，現狀不算差，但對比將來的目標是存在差距的。這裡說的目標也是應有狀態，但它是未來的目標，這個目標可以反映出將來希望變成怎樣。
為了與案例A區別開來，我們把案例B的應有狀態稱作「理想狀態」。這樣的話，現狀與理想狀態之間的差距可以理解為正方向的差距。
總的來說，解決問題的目標有兩種類型，一種是為了回到正確的狀態而去解決問題，另一種是為了到達理想狀態而去解決問題。
說起解決問題，很容易聯想到為了回到正確的狀態而去解決問題，即有些不好的情況=發生了問題而必須解決。其實同樣的思路也可以用于思考如何消除與理想狀態之間的差距。
STEP UP！
最後，介紹一下關於應有狀態、理想狀態的要點。
● 一開始不用太執著於具體化和量化
應有狀態和理想狀態的具體化、量化是需要的，但要記住，一開始的時候不要花過多的精力在這裡。
如剛才的演練習題，能確定目標是好的，但關於應有狀態，可能存在以下的情況。
·在目標比較模糊的情況下已經開始下一步了
· 雖然有目標，但是有可能不清楚目標本身是否正確
· 雖然有目標，但是環境發生了變化，本來就應該修正目標
此外，如果目標是像銷售額那樣能夠用金額量化固然是好的，但有些情況是難以定義的。
而且，理想狀態是描述未來的指標，有時候會不知道應該把目標定在哪個高度。還有一種可能，就是最開始決定了理想狀態之後，現實中通過對各種情況的調查，收集到了別的信息，了解到了新的事實，理想狀態本身也可能會發生變化。
拼命去思考不知道的事情是很耗費工夫的，對以後可能會變化的事情花費過多時間也是浪費精力。為了明確這些內容而努力是必要的，但要留意有沒有花費過多的時間。
本來對問題進行定義就是為了解決問題。反過來說，關於要思考什麼，只要能夠明確方向性，以便具體地開始解決問題，這就足夠了。
即使問題有些模糊不清，也可以嘗試先著手，在此基礎上根據進一步了解到的事實，再及時進行具體化。
● 有意識地為達到理想狀態而去解決問題
為了達到理想狀態而去解決問題，要有意識地為此騰出時間。這是因為現狀沒有達到必須達到的狀態，通常需要急著去處理。
相對而言，為了達到理想狀態而去解決問題，多數情況下時間是比較寬裕的，如果不是有意識地騰出時間去解決這些問題，時間就會全被用於回到正確的狀態。大家要有意識地用更多的時間去為了達到未來的理想狀態而解決問題。
● 我們身處的環境本身會發生變化，要理解這一點
所謂正確的狀態，隨著時間的推移，會一點點地發生變化，請大家首先理解這一點。環境會變化，正確的狀態本身也會不斷變化。
這種變化往往是一點點發生的，所以難以察覺。我們需要努力提高敏感度，抓住變化。此外，即使發現了變化，可能也會因為已經習慣了此前的狀態，而傾向於認為原來的狀態是正確的。建議大家要有意識地思考，目前當作正確狀態的判斷基準是否可以維持不變，是否需要改變。
人們很容易把常年習慣的現狀視作正確的狀態，但還應該看到，逐步改變基石也是走向未來所需要的。
希望大家都能理解為了回到正確的狀態而去解決問題，以及為了達到理想狀態而去解決問題這兩者之間的區別，並把更多的時間用於後者。
小結
√ 把握好「現狀」、「應有狀態」和「問題的定義」
√ 不僅要對應有狀態有意識，也要對理想狀態有意識
√ 意識到解決問題的目標有兩種
√ 持續思考什麼是正確的狀態
√ 使用更多的時間為達到理想狀態而解決問題