準確及時匯報工作

  對於上司，判斷下屬是否尊重他的一個重要的因素，就是下屬是否經常向他請示匯報工作。心胸寬廣的上司對於下屬懶於或因忽視而很少向其匯報工作也許不太計較，甚至會好心地認為也許是下屬工作太忙，沒有時間匯報；也會認為本來就是他們職責內的事，沒必要匯報；或者是這段時間自己心情不好，他們不敢來匯報等。但對於懷疑型的上司來說，如果出現這種情況，他就會做出各種猜測：下屬是否在這段時間內偷懶，沒有完成工作；下屬是不是根本就沒把他這個領導放在眼裡，等等。對於這種上司，下屬應該勤於匯報工作，哪怕你只是完成了整個工作的一小部分。如果不經常指示匯報，還會埋沒你的成績。經常請示匯報，讓上司知道你幹了什麼、效果如何，這樣還可以顯示出你對他的尊重。如果遇到困難和麻煩，上司還可在人力物力上支持你，比你悶著頭干要強上千百倍。

  如何向上司匯報工作呢？

  一、中心突出

  泛泛而談、毫無重點的匯報顯得很膚淺。通常，匯報者可把自己較為熟悉的某個方面作為突破口，抓住工作過程和典型事例加以分析、總結。匯報中的這張「王牌」最能反映出你工作的質量。

  

  某建材公司的馮濤從一個用戶那裡考察回來後，敲響了經理辦公室的門。

  「情況怎樣？」經理劈頭就朝馮濤問道。

  馮濤坐定後，並不急於回答經理的問話，顯得有些心事重重的樣子。因為他十分了解經理的脾氣，如果直接將不利的情況匯報給他，經理肯定會不高興，搞不好還會認為自己工作不力。經理見馮濤的樣子，已經猜出了肯定是對公司不利的情況，於是改用了另一種方式問道：「情況糟到什麼程度，有沒有挽救的可能？」

  「有！」這回馮濤回答得倒是十分乾脆。

  「那談談你的看法吧！」

  馮濤這才把他考察到的情況匯報給經理：「我這次了解到，這個客戶之所以不用我們廠的產品，主要是因為他們已經答應從另一個鄉鎮建材廠進貨。」

  「竟有這樣的事！那你怎麼看呢？」

  「我想是這樣的。我們公司的產品應該比鄉鎮企業的產品有優勢，我們的產品不但質量好而且價格還很公道，在該省已經具有一定的知名度。」

  「就是！一個小小的鄉鎮企業怎麼能和我們相比呢？」經理打斷了馮濤的匯報。

  「所以說，我們肯定能變不利為有利。最重要的是，當地的建築公司，多年來一直使用我們公司的建材，我們有很好的合作基礎，這是我們的優勢所在。但該客戶答應與那個鄉鎮企業合作，主要是因為那個鄉鎮企業距離他們較近，而且可以送貨上門。在這一點，我們確實不如人家，但我們可以直接到每個鄉鎮去走訪，在每個鄉鎮找一個代理商，這樣問題就解決了。」

  「小馮，你想得真周到，不但找到了癥結所在，還想出了解決的辦法，要是公司里的員工都像你這樣有責任心就好了。」

  「經理過獎了，為公司分憂，是我的責任。經理您工作忙，我就不打擾您了。」

  不久，馮濤被調到了銷售科，專門從事產品營銷，公司的建材銷量節節上升，馮濤也越來越受到重視，很快成了公司的骨幹。

  二、不要遺漏重點

  如何判斷什麼是重點呢？當上級交代你去完成一項工作，這項工作的結果對上級來說一定會有它的用途。例如上級請你去對外洽談年終總結會的開會場所，此時上級要根據場所能否租得到來決定開會的日期，因此，報告的重點將是有哪些適合的場地，在什麼日期能租借到及費用各是多少，等等。

  匯報工作要講究一定的邏輯層次，不可「眉毛鬍子一把抓」，講到哪兒算哪兒。一般來說，匯報要抓住一條線，即圍繞工作的整體思路和中心展開一個面，分頭敘述相關工作的措施、關鍵環節、遇到的問題、處置結果、收到的成效等內容。

  作為匯報，提綱挈領是根本原則。英國作家卡普林提出了5W1H的匯報要點。所謂5W1H是指：

  Who……何人(人)

  When……何時(時間、時期)

  Where……何地(場所、位置)

  What……何事(對象、理由)

  Why……何因(目的、理由)

  How……怎樣發生的(方法、順序)

  還有一個是後人加上去的：

  How much……多少錢(經費、價格)

  此外，報告時一定要注意區別事實與自己的感覺，你工作時，上級並沒有親臨其境，他無法辨別你描述的是事實還是你自己的主觀感受。事實和觀感是有差別的，若給上級錯誤的誘導，讓他下達了錯誤的指示，這個責任應該歸咎於報告者。

  所以優秀的職員越是能了解上級要把工作結果用在哪裡，就將越能把握住報告的重點，更簡單地說，上級的關心點就是你報告的重點。

  此外，向領導上司匯報工作時，還要選準時機，不要選擇領導忙的時候，因為那時他會因忙於其他他認為更重要的工作而沒有耐心去聽你的匯報，還會認為你這個人討厭，不會選時機。更不要選擇他心情不好的時候，因為你就有可能成為他的「撒氣筒」，工作沒匯報成，反討一頓罵。