第5講 在開始分析前，多花一點工夫

  如果眼前有食材，我們會想馬上開始烹飪。然而，在開始烹飪前的備料程序也是讓菜餚變得美味的重要工序。作為我們的分析對象，數據也是同樣的道理。分析前只要多花一點工夫，我們就有可能發現重要的信息。那多花的一點工夫具體是指什麼呢？

  你的工作是銷售額分析，需要根據所管理的5家店鋪的上月與本月的銷售額數據，查明正在發生的情況。那麼，根據手中的數據，可以知道什麼情況呢？

  

  從數據得知，本月的銷售額總額與上個月相比，從330萬日元變為285萬日元，下降45萬日元。只憑這個表，難以看出每個店鋪的銷售額下降情況，所以你決定確認每家店鋪的差額。

  你發現，A店和C店的差額是15萬日元，與其他店鋪相比，下降額度較大。

  另外，在同樣的背景下，也有別的可能性，例如表1或表2的情況。

  表1中，A店至E店的下降額度相同。表2中，只有特定的店鋪（A店）有所下降。到底是所有店鋪的問題，還是特定店鋪的問題，根據問題的不同，下一步要探討的方向會發生變化。多花一點工夫，計算差額，就能發現不同性質的問題。

  下面，你準備對其他區域6家店鋪的銷售額也用同樣的方法進行確認。計算差額之後發現，R、S、T店這3家店鋪的差額比另外3家的差額大。那麼是否可以依此結論繼續向前分析呢？

  R、S、T店上個月的銷售額都是100萬日元，與X、Y、Z店的50萬日元相比多了1倍，下降額度的絕對值看起來較大，是因為它們本來的銷售額就很高。現在，我們計算一下本月對比上個月的銷售額比率。

  以比率來進行評價的話，每家店鋪的銷售額對比上個月的比率都是80%，與其說是R、S、T店的問題，不如說是所有店鋪都出現了銷售額下滑。所以是所有店鋪都存在問題，可以解釋為可能有某種原因對所有店鋪都造成了影響。

  關鍵點1. 計算差值

  關鍵點2. 計算比率

  1. 計算差值

  基本上，第一手數據多表現為個體數值與合計值。我們不能只看數值就進行判斷、分析，要嘗試計算出每個數值項的差值。

  2. 計算比率

  算出差值後，為了確認這個差值是否可以視作真正的差距，要同時確認變化的比率。即使知道絕對值存在差異，但如果不去確認差值相對於原數值是何種程度的變化，就有可能作出錯誤的解釋。

  通過計算差值和比率，就能區分是發生了同樣的變化，還是變化情況各不相同，或者是只有特定的地方發生了較大的變化。

  如果是發生了同樣的變化，就以整體趨勢相同為前提繼續進行分析，又或者可以追加信息進行分析，以便找到現象的特徵。如果變化情況各不相同，就去調查一下增加的地方和減少的地方存在怎樣的不同點，或者把增加的地方和減少的地方區分開來，分別進行進一步的分析。如果發現只有特定的地方發生了較大的變化，就可以以此為中心進行分析。

  練習題

  你確認了某個區域的店鋪數據，並計算了差值和比率，發現G、J、M店比其他店鋪的變化更大，看起來可能存在問題。現在除了計算差值、比率以外，如果再多花一點工夫的話，還可以做什麼呢？

  解答

  我們嘗試一下重新排序。例如，以上月銷售額大小的排名來重新排序，可以看到G、J、M店這3家店鋪的銷售額排在中間位置。

  有時候通過重新排序這樣簡單的方法，也可以發現信息。

  另外，通過轉化為圖表，可以得到同樣的啟發。

  除了剛才作為關鍵點介紹的「計算差值」和「計算比率」以外，同樣是只需要花一點工夫的方法還有以下這些。

  ·重新排序

  ·圖表化

  接下來，為了確認一下我們學習前面那些內容的意義，請嘗試用10秒鐘判斷以下的數據可以說明什麼。

  你判斷出來了嗎？這些數據與前面看到的那些容易計算的數字不同，精確到個位數，僅看一眼恐怕難以明白其中的內容。那麼，我們多花一點工夫，試試計算差值。

  計算差值以後，我們就可以把注意力集中在差值而不是每個具體的數值上，這樣會更容易理解。另外，在這個例子中合計值看起來沒有太大差異，但通過計算差值，就知道了存在銷售額上漲和銷售額下滑這兩種情況的店鋪。

  當數據變多時，這個方法更有效。請看上頁的左表，大家應該馬上就能明白。只看一眼的話，除了合計值以外，幾乎獲取不到任何信息。

  那麼，我們試試花點工夫計算差值和比率，並且重新排序。

  多花一點工夫就能知道，本月銷售額是上月的120%及以上的有K、U、N店，本月銷售額只有上月的70%～80%的有I、S、O店。

  對獲取的數據進行正式的分析之前，要先做好「準備材料」的工作，例如計算差值、比率，重新排序等，這樣可以獲得各種各樣的信息，為正式的分析做好準備。

  STEP UP！

  我們來看看，如果要進行數據分析，事前應該思考什麼。

  ● 思考應該以什麼作為真正的對象

  在第5講裡面，我們是以「銷售額」作為分析的對象。因為這是企業活動所提供的價值的等價報酬，所以這是重要的要素。其次，可以考慮的對象是「利潤」，如果不能獲取利潤，就難以維持企業運營，所以這也是重要的要素。

  除此以外，還有顧客滿意度、運轉率等，根據不同的工作內容，應該給予關注的對象也不同。大家首先要充分考慮什麼數據更適合作為分析對象，在此基礎上再進行分析。

  ● 決定哪些數據可以不看

  對獲取的所有數據都進行分析不一定是上策。例如，即使手上有全國的數據，但如果已經知道問題很可能出現在關東地區，那麼首先就要集中精力對關東的數據進行分析。

  要有根據地決定不看哪些數據，如果意識不到這點，那麼當獲取的數據越來越多時就會變得難以處理了。同時，也要有意識地縮小範圍。

  ● 要把數據變成有實在感覺的數字

  把數據轉化為單人、單日等單位平均的數字，也是其中一種方法。轉化為單位平均的數字，能夠讓人更容易地想像具體的程度，也方便比較。

  小結

  √ 在開始分析前還有許多事能做

  √ 嘗試計算差值和比例、重新排序、轉化為圖表

  √ 以什麼作為對象也是重要的思考內容

  √ 要有意識地決定不看哪些數據

  √ 嘗試轉化為單位平均的數字