第16講 讓圖表去工作
2024-09-26 12:09:55
作者： 日本顧彼思商學院
數字可以轉化為圖表，而且，經過視覺化的轉變之後，信息量會明顯增加。也就是說，如果能夠充分地運用好圖表，那麼溝通能力就會有明顯提升。那麼，具體來說，怎樣可以巧妙地讓圖表去為我們做事呢？
假如明天是月度會議，必須匯報本月的成果。
上個月與本月各商品的銷售額如表1所示。根據這個情況，我們嘗試製作了三種類型的圖表。
通過每一種圖表，可以傳遞什麼信息呢？
圖1可以用於確認每個商品的銷售額情況。另一方面，雖然可以確認每個商品的銷售額情況，但無法看出整體的情況如何。
圖2與圖1相比，可以看出整體銷售額有所增加，情況一目了然。但是，很難看出單個商品的銷售情況如何。
圖3把整體當作100%，用來表示比率。可以得知銷售額構成比如何變化，但不知道整體銷售額的變動情況。
如上所示，根據所要傳遞信息的不同，最適用的圖表也會不一樣。如果想表示每個商品的情況，可以選用圖1；如果想表示整體的銷售額情況，可以選用圖2；如果想表示銷售額構成比的情況，可以選用圖3。製作圖表時，有以下三個要點。
1. 明確想要表達的內容是什麼
2. 思考哪一種圖表能夠準確表達其內容
3. 嘗試把想表達的內容加入圖表
1. 明確想要表達的內容是什麼
我們使用圖表來向對方傳達信息，想傳達的信息當然是要體現出來的。對想傳達的信息要有清晰的想法，這很重要。
一開始就要先明確，想表達的是商品A、B、C、D的銷量對比上個月都沒有下降，銷售額都有所增加；還是雖然構成比有變化，但整體的銷售額有所增加，或是銷售額構成比有變化，商品D的比率有所增加。
2. 思考哪一種圖表能夠準確表達其內容
請大家思考一下：
商品A、B、C、D的銷量對比上個月都沒有下降，銷售額都有所增加。
雖然構成比有變化，但整體的銷售額有所增加。
銷售額構成比有變化，商品D的比率有所增加。
這三個信息，分別用哪一種圖表能夠準確地表達其內容呢？
如果要表達：
商品A、B、C、D的銷量對比上個月都沒有下降，銷售額都有所增加的意思，可以使用以商品A、B、C、D單獨的數據進行比較的圖1。
如果要表達：
雖然構成比有變化，但整體的銷售額有所增加的意思，可以使用能充分表示整體銷售額的圖2。
如果要表達：
銷售額構成比有變化，商品D的比率有所增加的意思，就要選擇換算成比率的圖3。
如果要強調「商品A、B、C的增減變化不大，只有商品D有大幅度增加」的情況，也可以聚焦於增減額，轉化成以下的圖表。
3. 嘗試把想表達的內容加入圖表
最後作為檢查的環節，在圖表內加入自己想傳達的信息，然後用一兩秒看看圖表，確認是否能夠協調地從視覺上表達出自己的意思，這樣就可以了。
如果發現想表達的信息與圖表之間存在不協調的情況，要麼是想表達的信息有誤，要麼就是圖表出錯了。
不過即使有些偏差，讀取信息仍然是可能的，所以不算是致命的問題。但是，清晰易懂的資料或者說明介紹，實際上會對信息以及圖示進行充分整合。細節也需要注意，這點很重要。
練習題
以下是最近5年的銷售額。
從數據得知，雖然每年的變化情況不盡相同，但銷售額在切實地增長。為了能夠簡易地說明銷售額連續5年有所增長，嘗試製作了兩個圖表。哪個圖表更好呢？
解答
檢查的關鍵點是，信息與圖表是否非常協調，一兩秒就能讀懂內容。從這個意義上說，上頁最下邊表能夠很協調地表達出銷售額增長的信息。
但是，有一點必須注意，就是縱軸的最小值不是「0」。如果像本頁上方表一樣，準確地把「0」作為基準點，那麼看起來就會感覺沒怎麼增長。在這種時候，為了強調變化，常用的手法是把數軸的最小值進行修正。
這種方法雖然可以簡易地傳達信息，但需要注意的是，這樣會無法得知數據全貌。另外，哪怕變化再小，都可以通過對數軸的起點和縱軸的間隔進行調整，使變化量看起來更大。
大家在製作圖表時，請留意以下兩點。
·進行強調以後，是否會引起誤解
·數據全貌是否可以通過某種方式來表現
此外，在看圖表時，還有以下兩個注意點。
·縱軸的原點是多少，是不是「0」
·是否表現成誇大的信息
關於圖表的運用，最後介紹一下使用左右兩個數軸的方法。以「0」為起點，表現數據全貌的同時，也可以體現變化。為了做到這一點，需要在變化的表達方面下工夫。例如，把2015年的數據當作100，計算出每一年的比率。
然後，把這兩項數值轉化為圖表。
然而，在這個圖表中，比率的數據與銷售額的數據相比數值很小，難以顯示清楚。在這種情況下，可以使用右側的數軸顯示比率，轉化成以下的圖表。
整體銷售額得以完整且準確地體現。而且，通過使用右側數軸，並且用折線表示比率的數據，原本只用實數表示時難以看清的變化情況也能體現出來了。
使用左右兩個數軸的話，表現的空間更廣，大家可以記住這種方法。
STEP UP！
最後，我們梳理一下圖表本身的特徵。
● 餅圖和條形圖（橫向）
餅圖為大眾所熟悉，但在商務環境中，除表示占比以外，幾乎不怎麼使用。這是因為，如果不能準確知道扇形的角度，就只能憑感覺進行解釋。
此外，有時也難以進行比較。例如，想要比較去年和今年的商品占比變化時，只能看到大小的差異。
同樣是要進行商品占比的比較，如果使用如下的橫向條形圖，就會表達得更清晰。
● 柱狀圖（縱向）與柱狀圖（橫向）
橫軸是時間，可以積極地使用縱向圖表。按照商務慣例，很多時候都是這樣表示。相反，除時間軸以外的信息，可以積極地採用橫向圖表來表示。要對各個要素進行比較時，例如商品、人物等，可以使用橫向的柱狀圖。
表示時間軸的信息時，左圖更佳。
表示各要素的信息時，兩者都可以，如果可以用橫向表示就用橫向的。
● 柱狀圖（縱向）和折線圖
縱向的柱狀圖與折線圖的用途相近，可以根據以下的條件區分使用。
柱狀圖（縱向）
·橫軸的項目獨立性較高時（如果用線來連接會顯得不協調）
·每個值都有其意義時
另外，在表示各要素的信息時，由於缺乏連續性，最好避免使用折線圖。
折線圖
·橫軸是時間，項目數較多，並且趨勢中含有一定意義時
·項目之間用線連接後，在連續性上沒有不協調的情況時
·想營造變化的趨勢時
小結
√ 數字的優點可以通過視覺化來表示，要積極地使用圖表
√ 認真思考，圖表是否準確地表達出想傳達的內容了
√ 原點「0」很重要，不能因為想展示某些信息而過於強調
√ 使用兩個數軸可以使表現的空間更廣
√ 每種類型的圖表都有長處，要學會靈活運用各種圖表